Cách quản lý khách mời trong tổ chức sự kiện hiệu quả

Cách quản lý khách mời trong tổ chức sự kiện hiệu quả

Tổ chức sự kiện thành công đòi hỏi sự đóng góp và phối hợp chặt chẽ của nhiều yếu tố. Đặc biệt, quản lý khách mời đến tham gia sự kiện là một yếu tố không kém phần quan trọng. Để quản lý tốt được khách mời yêu cầu người tổ chức sự kiện phải biết cách tổ chức, lên kế hoạch và xử lý sự cố tốt. Dưới đây, Star Event sẽ chia sẻ cách quản lý khách mời trong tổ chức sự kiện hiệu quả mà bạn có thể áp dụng vô cùng đơn giản.

1. Xác định số lượng khách tham gia

Xác định số lượng khách tham gia

Bạn là đại diện phía công ty tổ chức sự kiện khi nhận được danh sách khách mời theo đơn đặt hàng từ phía khách hàng thì bạn nên dựa trên danh sách đó phối hợp chặt chẽ làm việc với phía khách hàng. Bước đầu tiên cơ bản cần làm là tiến hành việc gửi thư mời và gọi điện xác nhận sự có mặt của các vị khách mời. Trong một số sự kiện, khách hàng của bạn có thể đưa ra yêu cầu họ sẽ tự thực hiện việc mời khách.

Đa số các sự kiện, bên tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận việc gửi thư mời và gọi điện xác nhận. Bạn sẽ lên được danh sách khách mời tham dự khá chính xác sau khi liên hệ với từng người khách mời. Trong toàn bộ quá trình chuẩn bị cho sự kiện diễn ra, bạn nên có sự liên lạc với khách hàng trước khi sự kiện diễn ra khoảng 2 ngày để nắm rõ tình trạng sẽ tham gia hay không của khách mời và đưa ra danh sách khách mời chính thức chuẩn nhất.

Ngoài ra cũng có các bấn đề phát sinh khác liên quan đến khách mời tới sự kiện nên người làm chương trình sự kiện cũng nên tìm hiểu để xử lý các tình huống liên quan tới khách mời trong tổ chức sự kiện.

2. Điều tiết tốt việc check in

Điều tiết tốt việc check in

Khi tổ chức sự kiện, bạn nên bố trí 2-4 chiếc bàn cùng những PG chịu trách nhiệm check in những vị khách tham dự. Bạn cũng cần có sự đặc biệt quan tâm đến một số nhân vật quan trọng hay đại diện của cơ quan truyền thông khi họ tham gia sự kiện bằng cách sắp xếp thêm một chiếc bàn riêng để check in.

Bên cạnh đó, để tránh sự ồ ạt, chen lấn ra vào, bạn nên bố trí thêm 2 PG đứng phía trước hàng để check in. Ngoài ra, tùy theo đặc điểm của sự kiện được tổ chức mà bạn có thể đặt thêm nhiều bàn có nhiệm vụ check in khác nhau nhằm hạn chế việc tập trung quá đông khách mời tại một khu vực như bàn ghi danh lấy thông tin, bàn tặng quà door gift, bàn cài hoa lên áo…

3. Đảm bảo khách tham gia sự kiện an toàn

Đảm bảo khách tham gia sự kiện an toàn

Việc đảm bảo an toàn cho những vị khách mời tham dự sự kiện sẽ khá là đơn giản và dễ dàng đối với những sự kiện được tổ chức ở những khu vực chuyên tổ chức hội nghị hay phòng hội nghị. Tuy nhiên, là một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn sẽ gặp phải những yêu cầu từ phía khách hàng như việc tổ chức sự kiện tri ân khách hàng hay buổi giới thiệu ra mắt sản phẩm mới tại không gian của một quán bar.

Khuôn viên của các quán bar thường không được rộng, cách bố trí ánh sáng mờ ảo cũng như việc sắp xếp chỗ ngồi không giống như với việc tổ chức những sự kiện thông thường. Do vậy, bạn cần chuẩn bị phương án chuẩn bị thêm người bảo vệ đề phòng việc số lượng khách mời tham dự quá đông.

Một điều cũng cần được lưu ý trong quá trình thiết kế không gian tổ chức sự kiện đó là tạo thêm một lối đi nhỏ giữa các khu vực để khách mời có thể dễ dàng tham gia các hoạt động và chương trình mà phía đơn vị tổ chức đưa ra. Bạn cũng cần đảm bảo rằng lối thoát hiểm hay khu vực cửa ra vào phải đủ rộng rãi và thông thoáng để khi xảy ra những tình huống bất ngờ sẽ có thể kịp thời giải quyết.

4. Trao quà Away gift và kết thúc sự kiện trong trật tự

 Trao quà Away gift và kết thúc sự kiện trong trật tự

Đối với các chương trình gala, sự kiện hội nghị bình thường thì an ninh sau sự kiện là vấn đề không cần quá lo lắng. Nếu sự kiện có tổ chức phát quà Away gift thì đơn vị tổ chức cần lưu ý chuẩn bị số lượng quà nhiều hơn một nửa số lượng khách mời đến tham dự sự kiện. Một kinh nghiệm nhỏ để không bị mất quà tặng hay không kịp phát quà đến tay kháchlà bạn nên sắp xếp, bố trí các PG đứng thành hai hàng, một hàng sẽ có nhiệm vụ phát quà, còn hàng đứng phía sau lưng sẽ có nhiệm vụ chuyển quà lên phía trước và thực hiện việc trao tận tay đến khách mời.

Kiến thức ngành

Điều kiện tổ chức sự kiện, hội thảo, hội nghị tại Việt Nam?

Điều kiện tổ chức sự kiện, hội thảo, hội nghị tại Việt Nam?

Tổ chức sự kiện, hội thảo, hội nghị tại Hà Nội, Hải Phòng và trên toàn quốc được diễn ra thành công đòi hỏi ban tổ chức mất nhiều thời gian, và sự sáng tạo của mình và đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao. Tuy nhiên, điều kiện để diễn ra buổi hội thảo, hội nghị tại Việt Nam lại là khâu đầu tiên quyết định xem đơn vị đó có được tổ chức hay không. Chính vì thế, mà các doanh nghiệp cần tìm hiểu và làm các thủ tục thật rõ ràng về tổ chức sự kiện, tránh lãng phí thời gian và công sức.

Hướng dẫn Thủ tục cấp phép tổ chức hội nghị khách hàng

Hướng dẫn Thủ tục cấp phép tổ chức hội nghị khách hàng

Mỗi doanh nghiệp, đơn vị tổ chức muốn tổ chức sự kiện, hội thảo, hội nghị khách hàng thường ít có thông tin về quy trình trước khi được phép tổ chức. Theo quy định của pháp luật, tuy vào mục đích của buổi tổ chức hội thảo, hội nghị khách hàng mà mỗi đơn vị tổ chức cần nắm rõ thủ tục cấp phép nếu không muốn mất thời gian vào vấn đề này, Star Event đưa ra cho quý khách hàng những thông tin ngắn gọn nhất để thủ tục cấp phép được nhanh chóng nhất cho mỗi đơn vị tổ chức.

Bí quyết để có việc làm và thăng tiến trong nghề tổ chức sự kiện

Bí quyết để có công việc và thăng tiến trong nghề tổ chức sự kiện

Trong thời đại hội nhập phát triển, tổ chức sự kiện trở thành 1 ngành nghề khá "hot" ở nước ta hiện nay. Tuy nhiên làm thế nào để có công việc và thăng tiến trong nghề mới thực sự là điều mà nhiều người quan tâm. Dưới đây chúng tôi xin chia sẻ một số bí quyết cần thiết cho những ai đang muốn theo đuổi nghề tổ chức sự kiện.

5 sự thật về nghề tổ chức sự kiện

5 sự thật về nghề tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một nghề hấp dẫn ở Việt Nam, đang nhận được sự quan tâm và thu hút đông đảo các bạn trẻ bởi sự năng động, có tính sáng tạo cũng như đem lại mức thu nhập tốt. Cũng giống như nhiều ngành nghề khác trong xã hội, nghề tổ chức sự kiện cũng có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Hãy cùng starevent tìm hiểu 5 sự thật về nghề tổ chức sự kiện xem bạn có thực sự phù hợp với nghề nghiệp này không nhé !

to chuc su kien -1

Làm thế nào để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ?

Sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường khiến các công ty tổ chức sự kiện ngày càng nâng tầm chuyên nghiệp của mình. Ai cũng nói chuyên nghiệp. Vậy Làm thế nào để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ?

y-tuong-trang-tri-event-cho-thieu-nhi-4

Ý tưởng trang trí trong tổ chức sự kiện cho trẻ em

Ý tưởng trang trí trong tổ chức sự kiện cho trẻ em độc đáo để vừa gây cho các bé sự thích thú cũng như vừa tạo được phong cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cho mình.

to chuc su kien

3 lỗi cơ bản thường gặp khi tổ chức sự kiện

Chắc chắn kiểm tra địa điểm tổ chức sự kiện trước sự kiện diễn ra cho phép bạn có cơ hội xây dựng và có mối quan hệ tốt với nhân viên nơi bạn sẽ tổ chức sự kiện mấy ngày sau đó đảm bảo sự kiện được thành công tốt đẹp.

lua chon dia diem to chuc su kien

Những lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phụ thuộc vào đối tượng khách mời tham dự, số lượng khách cũng như điều kiện thời tiết.....để đảm bảo khách đến tham dự sự kiện cảm thấy hài lòng nhất.

cong ty to chuc su kien

Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện

Mức độ thành công của một sự kiện khi tổ chức thành công được đánh giá qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút kể cả những khách hàng tiềm năng