Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hội thảo hiệu quả

Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hội thảo hiệu quả

Để một buổi hội thảo được tổ chức hiệu quả, người làm sự kiện đó cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cũng như lên kế hoạch chi tiết nhất. Thông thường, trong một buổi hội nghị, hội thảo sẽ bao gồm phần phát biểu mở đầu, giới thiệu mục đích trao đổi, thảo luận và các tiết mục phụ như văn nghệ, trò chơi... Vậy các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hội thảo hiệu quả là gì?

Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện hội thảo hiệu quả

Lên chủ đề cho chương trình

Lên chủ đề cho chương trình

Chủ đề của chương trình hay chính là nội dung chính là cái cốt lõi của một chương trình. Chủ đề sẽ được quyết định bởi mục đích của người tổ chức và mục đích tham dự của người tham dự. Điển hình như khi xây dựng chủ đề cho một buổi hội thảo dành cho những người trẻ, sinh viên mới ra trường đang muốn khởi nghiệp thì có thể đưa ra là “Kỹ năng tạo lập mối quan hệ trong kinh doanh”, hay buổi hội thảo với đối tượng là các nhà phân phối thì chủ đề “Tri ân khách hàng” sẽ phù hợp. Tìm hiểu thêm về dịch vụ tổ chức họp báo – hội thảo – tọa đàm để có thêm thông tin tham khảo.

Làm việc với diễn giả, người phát ngôn, khách mời

Làm việc với diễn giả, người phát ngôn, khách mời

Thông thường, Ban tổ chức thường bàn bạc với những vị khách mời về thời gian của buổi nói chuyện, nội dung cuộc tọa đàm. Tuy nhiên, không ít phía nhà tổ chức tỏ ra thực sự lúng túng khi giải quyết, thỏa thuận vấn đề này. Đôi khi, họ cho phép diễn giả tùy ý làm việc theo cảm hứng cá nhân nên trong nhiều trường hợp xảy ra việc những diễn giả phía sau được thuyết giảng ít hơn hay buổi hội thảo, hội nghị phải kéo dài thời gian qua buổi nghỉ trưa.

Do vậy, các sự kiện này được tổ chức sẽ có nguy cơ bị “bể show” do thời gian không được diễn giả kiểm soát tốt, tùy theo cảm hứng mà họ nói nhiều hay nói ít khiến thời gian không được diễn ra như dự kiến.

Đặc biệt, trong các buổi hội thảo, hội nghị, chuyên đề… thì thông tin của các vị diễn giả sẽ vô cùng quan trọng bởi sẽ khiến người nghe bị thu hút, hấp dẫn và mong muốn đến sự kiện đó hay không. Do vậy, khi tổ chức một sự kiện, bạn nên công bố tên, chức danh của các diễn ra một cách rõ ràng.

Tìm kiếm địa điểm phù hợp

Tìm kiếm địa điểm phù hợp

Tùy theo mục đích tổ chức của sự kiện để bạn lựa chọn những địa điểm phù hợp nhất, ví dụ như các khách sạn hoặc trung tâm hội nghị sẽ là địa điểm thích hợp để diễn ra những buổi hội thảo lớn, quán cafe sẽ thích hợp nhất với một buổi workshop nhỏ, đem lại bầu không khí của sự thân mật. Lựa chọn những địa điểm quá rộng so với số lượng người tham dự là điều hoàn toàn không nên vì như vậy vừa lãng phí vừa khiến bầu không khí của sự kiện bị loãng.

Kinh phí sẽ được dự trù phù hợp hơn nếu bạn đã kiểm tra những tiện ích cung cấp từ phía chủ cho thuê địa điểm để nắm được những dịch vụ nào được họ miễn phí và dịch vụ nào bị tính phí. Việc tổ chức event sẽ đảm bảo được diễn ra chu đáo khi bạn dự trù cho tất các vật dụng cần thiết.

Truyền thông cho sự kiện

Truyền thông cho sự kiện

Đối với các lớp học hay buổi hội thảo có thu phí hoặc mở cửa tự do, thì thời gian đầu tư cho chiến dịch tuyên truyền cần được dành nhiều hơn để sự kiện bạn tổ chức không gặp tình cảnh vắng như chùa bà Đanh.

Tùy theo kinh phí để bạn có thể chọn một số các kênh truyền thông vô cùng hiệu quả bao như: diễn đàn, email, báo chí, mạng xã hội… Còn những buổi hội thảo có mức phí để tham dự cao, bạn cần sử dụng các hình thức và công cụ truyền thông có tính “tấn công” mạnh hơn và nhiều hơn, ví dụ như gọi điện thoại trực tiếp mời khán giả tham dự. Đặc biệt, nhữg sự kiện dành cho những nhân vật tham dự là những vị khách mời cao cấp như chủ doanh nghiệp, giám đốc, bạn phải bố trí và sắp xếp nhân sự gọi điện trực tiếp mời những người này tham dự, chứ sử dụng email sẽ hoàn toàn không đem lại kết quả.

Thời gian truyền thông cũng là yếu tố cần được cân nhắc cho phù hợp, bởi nếu thực hiện truyền thông quá sớm sẽ khiến người tham dự không đăng ký ngay rồi quên không đăng ký hay nếu truyền thông quá sát ngày sự kiện được tổ chức thì nhiều người tham dự có thể không sắp xếp được công việc.

Bạn có thể “chào bán” hội thảo của mình thông qua Database khách tham dự tiềm năng. Để có được nguồn dữ liệu này, bạn có thể mua lại của các công ty truyền thông, quảng cáo, website giới thiệu việc làm… Tuỳ vào cách thức tuyên truyền, qua điện thoại hoặc email để bạn có thể quyết định danh sách người tham dự để có sự tuyên truyền phù hợp.

Tin tức

PG sự kiện áo dài

Những điều cần biết về ngành PG sự kiện

Ngành PG sự kiện không còn xa lạ đối với rất nhiều bạn trẻ. Vậy PG là nghề như thế nào và việc làm PG có tầm quan trọng ra sao đối với một event được tổ chức?

ý tưởng tổ chức prom

Prom và cách tổ chức prom ấn tượng nhất

Tổ chức prom là một khái niệm không còn xa lạ với giới trẻ Việt Nam. Vậy cách tổ chức prom như thế nào cho hấp dẫn và lôi cuốn được nhiều người tham gia?

quà tặng event khai trương

Những món quà tặng ý nghĩa cho khách mời khi tổ chức sự kiện

Những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, không thể bỏ qua yếu tố quà tặng cho khách mời. Quà tặng sự kiện rất quan trọng khi tổ chức các event, dù là event gì chăng nữa.

Ý nghĩa của việc tổ chức sự kiện thành lập công ty

Tìm hiểu ý nghĩa của lễ kỉ niệm thành lập công ty

Việc tổ chức lễ kỉ niệm thành lập công ty là dịp để công ty tổng kết lại quá trình hoạt động sau một năm làm việc và trong suốt thời gian từ ngày thành lập.

cách viết kịch bản cho sự kiện

Viết kịch bản cho tổ chức sự kiện cần tìm hiểu những gì?

Khi viết kịch bản cho tổ chức sự kiện bạn cần biết những điều gì để viết lên được những kịch bản chất lượng nhất và đáp ứng được các tiêu chí mà đối tác đặt ra cho bạn?

khảo sát ý kiến khách hàng khi tổ chức sự kiện

Các tiêu chí để đánh giá mức độ thành công của một sự kiện

Sau mỗi sự kiện được tổ chức, bạn cần nhìn nhận lại quá trình làm việc của bản thân. Vậy có những tiêu chí gì để đánh giá mức độ thành công của một event?

vì sao nên thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Ưu điểm vượt trội của việc thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Hai hình thức thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và tự mình tổ chức có ưu điểm gì? Thuê công ty event có ưu điểm vượt trội nào so với việc tự tổ chức?

các lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện

Những lỗi mà người làm sự kiện thường mắc phải

Star Event xin chia sẻ một số kinh nghiệm về những lỗi sai mà người làm sự kiện thường mắc phải để những người làm nghề tổ chức sự kiện nhìn nhận được vấn đề một cách tốt hơn.

nghề đạo diễn sự kiện

Yêu cầu và thách thức của nghề đạo diễn sự kiện

Nghề đạo diễn sự kiện là công việc như thế nào, có thách thức gì, cần chuẩn bị kiến thức gì để có thể tổ chức được một sự kiện thành công với vai trò này?