quy trình tổ chức hội thảo

Các bước lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Không phải event-er nào cũng nắm chắc được các kiến thức để biết rõ về các bước lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo. Vậy các bước đó bao gồm những gì?

Đối với nhiều doanh nghiệp hiện nay, các buổi hội thảo ra mắt sản phẩm mới, hội thảo đào tạo kỹ năng, hội thảo kinh doanh, hội thảo kiến thức du học… là những hoạt động không thể thiếu. Tuy nhiên, không phải event-er nào cũng nắm chắc được các kiến thức để biết rõ về các bước lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo. Vậy các bước đó bao gồm những gì? Công ty event tại Hà Nội Star Event sẽ cung cấp cho các bạn một số thông tin cực kỳ hữu ích, hy vọng thông qua bài viết này bạn sẽ biết lập kế hoạch tổ chức hội thảo như một event planner chuyên nghiệp.

Bước 1: Xây dựng chủ đề chương trình hội thảo

Bước đầu tiên và cũng là quan trọng nhất: xây dựng chủ đề xuyên suốt chương trình.

Chúng tôi đã không dưới một lần đề cập đến việc chủ đề và concept quan trọng với một sự kiện được tổ chức như thế nào. Và chương trình hội thảo cũng phải là ngoại lệ. Chủ đề chương trình là nội dung chính quyết định mục đích tổ chức hội thảo của đơn vị tổ chức, và mục tiêu đạt được của khách mời khi đến tham dự hội thảo. Bởi vậy chủ đề của chương trình phải được thống nhất ngay từ đầu và hướng đến đúng đối tượng khách hàng – khách mời tham dự. Ví dụ, đối với hội thảo hướng đến đối tượng các bà mẹ sau khi sinh, bạn nên nghĩ đến các hội thảo với các chủ đề như: “phương pháp chăm sóc da sau khi sinh”, “cách chăm sóc trẻ sơ sinh”,…

Để quyết định được chủ đề, bạn nên tiến hành một cuộc khảo sát thăm dò chủ đề được nhiều người quan tâm nhất, đồng thời có kế hoạch truyền thông trước sự kiện thật kỹ lưỡng nhằm thu hút lượng khách đến tham dự hội thảo.

chuẩn bị kế hoạch tổ chức hội thảo

Một hội thảo du học.

Bước 2: Làm việc trước với khách mời, diễn giả, MC

Không thể thiếu được bước này trong bản kế hoạch của bạn. Rất nhiều chương trình hội thảo đã bị vượt quá giới hạn thời gian dự kiến do các diễn giả, MC hoặc khách mời nói quá nhiều và không kiểm soát được nội dung mình đang nói, dẫn đến thời lượng chương trình bị kéo dài một cách vô nghĩa và lan man. Trong trường hợp này, MC dẫn chương trình đóng vai trò quan trọng trong việc phát đi tín hiệu để nhắc khéo diễn giả, hoặc người điều phối và giám sát sự kiện có thể đứng phía dưới giơ bảng, chuyển giấy thông báo ngầm cho diễn giả được biết. Nhưng cách tốt nhất là bạn nên dặn dò trước các vị khách mời, các diễn giả và đặc biệt là MC của chương trình.

Bước 3: Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo

Về tiêu chí lựa chọn địa điểm, bạn cần dựa trên mục đích và tính chất của buổi hội thảo để lựa chọn địa điểm phù hợp. Đối với các buổi hội thảo lớn, bạn nên lựa chọn địa điểm tại các trung tâm hội nghị chuyên nghiệp hoặc tại các khách sạn lớn. Với các buổi hội thảo quy mô nhỏ hơn, mang tính chất nội bộ và cần tạo không khí thân mật thì không gian tại các quán café hoặc nhà hàng là phù hợp hơn cả.

Một lưu ý là bạn không nên chọn địa điểm có không gian quá rộng, sẽ làm không khí buổi hội thảo bị loãng, hoặc không gian quá chật sẽ gây ra cảm giác ngột ngạt, không thoải mái cho mọi người. Bên cạnh đó, địa điểm tổ chức cần có vị trí giao thông thuận tiện, dễ tìm kiếm để tiện cho các khách mời và người tham dự di chuyển đến đó.

tổ chức hội thảo như thế nào

Địa điểm tổ chức hội thảo trong nhà.

Bước 4: Lập kế hoạch truyền thông cho buổi họp báo

Để đảm bảo lượng người tham dự, bạn cần lập kế hoạch truyền thông một cách chu đáo. Việc truyền thông tốt còn có tác dụng giúp đảm bảo tính hiệu quả của hội thảo sau khi sự kiện kết thúc. Các kênh email, báo chí, mạng xã hội… sẽ đem lại hiệu quả không ngờ cho bạn. Thậm chí, đổi với những người có vị thế như giám đốc, chủ doanh nghiệp, cần bố trí nhân sự gọi điện thoại và trao đổi trực tiếp, mời họ đến sự kiện.

Lưu ý, thời điểm truyền thông không nên quá sớm để tránh trường hợp khách hàng nhầm lẫn hoặc quên mất sự kiện của bạn, cũng không nên quá sát ngày tổ chức để họ có thể sắp xếp thời gian đến tham dự.

Bước 5: Xem xét hình thức đăng ký tham dự

Bước cuối cùng trong việc lập kế hoạch tổ chức hội thảo đó là bạn cần xem xét, lựa chọn các hình thức đăng ký tham dự hội thảo.

Có các hình thức đăng ký cho bạn để bạn có thể lựa chọn như sau: đăng ký online qua website, đăng ký trực tiếp với các hình thức trả tiền là chuyển khoản hoặc trả trực tiếp. Khi mọi người đã đăng ký xong, bạn cũng nên xác nhận đăng ký thành công qua email, sms hoặc điện thoại, đồng thời nhắc nhở về thời gian tổ chức để lưu lại trong trí nhớ của người đó lâu hơn.

Bước 6: Chuẩn bị chu đáo các vật dụng, tài liệu cho buổi hội thảo

Yếu tố này tưởng nhỏ nhặt nhưng thực ra lại không hề nhỏ một chút nào, bởi đây là những dụng cụ góp phần tạo nên thành công cho buổi hội thảo. Đừng quên vạch ra những gạch đầu dòng cần thiết về các vật dụng và tài liệu cần thiết cho buổi hội thảo của bạn như biển tên khách mời, quà tặng, nước uống, máy chiếu, thiết bị âm thanh ánh sáng, đạo cụ…

quy trình tổ chức hội thảo

Bạn không được quên bất kỳ vật dụng nào dù là nhỏ nhất.

Với 6 bước trong quy trình lập kế hoạch tổ chức hội thảo trên đây, bạn đã đủ tự tin để trả lời câu hỏi “tổ chức hội thảo như thế nào?” cho doanh nghiệp mình chưa? Nếu cần tư vấn thêm thông tin hoặc tìm một đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức hội thảo trọn gói, hãy liên hệ với Star Event để chúng tôi cung cấp cho bạn dịch vụ tốt nhất.

Tin tức

Stare Event là công ty tổ chức sự kiện chuyên cho thuê cổng hơi, rối hơi sự kiện kiện chuyên nghiệp và rẻ nhất Hà Nội

Cho thuê cổng hơi, rối hơi giá rẻ tại Hà Nội

Cổng chào bằng hơi, rối hơi là những công cụ có vai trò to lớn trong việc thu hút sự quan tâm, chú ý của khách hàng đến sự kiện. Stare Event là công ty chuyên cung cấp nhiều dịch vụ cho thuê cổng hơi, rối hơi đa dạng kích thước, hình dáng, màu sắc bằng mức giá tốt nhất tại Hà Nội

Có rất nhiều vấn đề về giấy phép sự kiện mà bạn cần lưu ý

Tổ chức sự kiện có cần giấy phép không?

Một trong những vấn đềvô cùng qua trọng, quyết định trực tiếp đến sự thành bại của một sự kiện chính là xin giấy phép. Để công việc này diễn ra một cách nhanh chóng, thuận tiện thì bạn cần nắm vững một số thông tin và quy định dưới đây.

Kiểm soát cảm xúc mọi lúc mọi nơi

Kỹ năng cần có của người tổ chức sự kiện

Để có thể tổ chức ra những event vừa mới lạ, vừa ấn tượng thì người tổ chức sự kiện phải sở hữu cho mình những kỹ năng đặc biệt. Nếu muốn dấn thân vào lĩnh vực tổ chức sự kiện thì bạn cần đọc ngay bài viết này để xem những kỹ năng must-have của một là gì nhé

Halloween là một dịp rất thích hợp để tổ chức các hoạt động vui chơi, giải trí cho trẻ em

Cách tổ chức Halloween cho trẻ em

Halloween là một dịp rất thích hợp để bạn có thể tổ chức các hoạt động, trò chơi lí thú cho trẻ em. Nếu vẫn đang tìm kiếm những ý tưởng để tổ chức một lễ hội thật ấn tượng thì bài viết cách tổ chức Halloween cho trẻ em dưới đây là dành cho bạn.

Tổ chức đám cưới bãi biển đang dần trở thành xu hường được nhiều cặp đôi yêu thích

Cách trang trí khi tổ chức đám cưới bãi biển

Tổ chức đám cưới bãi biển đang là xu hướng mới lạ, độc đáo để các cặp đôi ghi dấu ngày kết tóc trăm năm của mình. Khung cảnh nên thơ hữu tình và lãng mạn ngoài bãi biển đã cực kì phù hợp cho một tiệc cưới nhưng sẽ càng tuyệt vời nếu bạn biết cách trang trí và sắp xếp các chi tiết xung quanh.

Việc lựa chọn địa điểm có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công khi tổ chức họp báo

4 lưu ý để tổ chức họp báo thành công

Tổ chức họp báo là giải pháp truyền thông cực kì hữu ích để giải quyết nhiều vấn đề của doanh nghiệp. Vậy bạn đã biết để có một cuộc họp báo thành công thì cần phải lưu ý gì chưa?

Cùng tìm hiểu về cách chuẩn bị mâm cúng lễ khai trương

Mâm cúng lễ khai trương

Việc chuẩn bị các lễ vật cho mâm cúng có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong sự thành công của buổi khai trương. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hay băn khoăn xem chuẩn bị các lễ vật như thế nào cho đúng và ý nghĩa của mâm cúng lễ khai trương là gì thì hãy tham khảo ngay bài viết này.

Một trong những ý nghĩa của lễ khai trương là cơ hội để doanh nghiệp khẳng định vị thế, năng lực của mình trên trường kinh doanh

Ý nghĩa của lễ khai trương

Tổ chức lễ khai trương đã dần trở thành một nét văn hóa đặc trưng trong công việc kinh doanh của người Châu Á nói chung và người Việt Nam nói riêng. Vậy ý nghĩa của lễ khai trương là gì? Hãy cùng tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây.