quy trình tổ chức hội thảo

Các bước lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Không phải event-er nào cũng nắm chắc được các kiến thức để biết rõ về các bước lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo. Vậy các bước đó bao gồm những gì?

Đối với nhiều doanh nghiệp hiện nay, các buổi hội thảo ra mắt sản phẩm mới, hội thảo đào tạo kỹ năng, hội thảo kinh doanh, hội thảo kiến thức du học… là những hoạt động không thể thiếu. Tuy nhiên, không phải event-er nào cũng nắm chắc được các kiến thức để biết rõ về các bước lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo. Vậy các bước đó bao gồm những gì? Công ty event tại Hà Nội Star Event sẽ cung cấp cho các bạn một số thông tin cực kỳ hữu ích, hy vọng thông qua bài viết này bạn sẽ biết lập kế hoạch tổ chức hội thảo như một event planner chuyên nghiệp.

Bước 1: Xây dựng chủ đề chương trình hội thảo

Bước đầu tiên và cũng là quan trọng nhất: xây dựng chủ đề xuyên suốt chương trình.

Chúng tôi đã không dưới một lần đề cập đến việc chủ đề và concept quan trọng với một sự kiện được tổ chức như thế nào. Và chương trình hội thảo cũng phải là ngoại lệ. Chủ đề chương trình là nội dung chính quyết định mục đích tổ chức hội thảo của đơn vị tổ chức, và mục tiêu đạt được của khách mời khi đến tham dự hội thảo. Bởi vậy chủ đề của chương trình phải được thống nhất ngay từ đầu và hướng đến đúng đối tượng khách hàng – khách mời tham dự. Ví dụ, đối với hội thảo hướng đến đối tượng các bà mẹ sau khi sinh, bạn nên nghĩ đến các hội thảo với các chủ đề như: “phương pháp chăm sóc da sau khi sinh”, “cách chăm sóc trẻ sơ sinh”,…

Để quyết định được chủ đề, bạn nên tiến hành một cuộc khảo sát thăm dò chủ đề được nhiều người quan tâm nhất, đồng thời có kế hoạch truyền thông trước sự kiện thật kỹ lưỡng nhằm thu hút lượng khách đến tham dự hội thảo.

chuẩn bị kế hoạch tổ chức hội thảo

Một hội thảo du học.

Bước 2: Làm việc trước với khách mời, diễn giả, MC

Không thể thiếu được bước này trong bản kế hoạch của bạn. Rất nhiều chương trình hội thảo đã bị vượt quá giới hạn thời gian dự kiến do các diễn giả, MC hoặc khách mời nói quá nhiều và không kiểm soát được nội dung mình đang nói, dẫn đến thời lượng chương trình bị kéo dài một cách vô nghĩa và lan man. Trong trường hợp này, MC dẫn chương trình đóng vai trò quan trọng trong việc phát đi tín hiệu để nhắc khéo diễn giả, hoặc người điều phối và giám sát sự kiện có thể đứng phía dưới giơ bảng, chuyển giấy thông báo ngầm cho diễn giả được biết. Nhưng cách tốt nhất là bạn nên dặn dò trước các vị khách mời, các diễn giả và đặc biệt là MC của chương trình.

Bước 3: Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo

Về tiêu chí lựa chọn địa điểm, bạn cần dựa trên mục đích và tính chất của buổi hội thảo để lựa chọn địa điểm phù hợp. Đối với các buổi hội thảo lớn, bạn nên lựa chọn địa điểm tại các trung tâm hội nghị chuyên nghiệp hoặc tại các khách sạn lớn. Với các buổi hội thảo quy mô nhỏ hơn, mang tính chất nội bộ và cần tạo không khí thân mật thì không gian tại các quán café hoặc nhà hàng là phù hợp hơn cả.

Một lưu ý là bạn không nên chọn địa điểm có không gian quá rộng, sẽ làm không khí buổi hội thảo bị loãng, hoặc không gian quá chật sẽ gây ra cảm giác ngột ngạt, không thoải mái cho mọi người. Bên cạnh đó, địa điểm tổ chức cần có vị trí giao thông thuận tiện, dễ tìm kiếm để tiện cho các khách mời và người tham dự di chuyển đến đó.

tổ chức hội thảo như thế nào

Địa điểm tổ chức hội thảo trong nhà.

Bước 4: Lập kế hoạch truyền thông cho buổi họp báo

Để đảm bảo lượng người tham dự, bạn cần lập kế hoạch truyền thông một cách chu đáo. Việc truyền thông tốt còn có tác dụng giúp đảm bảo tính hiệu quả của hội thảo sau khi sự kiện kết thúc. Các kênh email, báo chí, mạng xã hội… sẽ đem lại hiệu quả không ngờ cho bạn. Thậm chí, đổi với những người có vị thế như giám đốc, chủ doanh nghiệp, cần bố trí nhân sự gọi điện thoại và trao đổi trực tiếp, mời họ đến sự kiện.

Lưu ý, thời điểm truyền thông không nên quá sớm để tránh trường hợp khách hàng nhầm lẫn hoặc quên mất sự kiện của bạn, cũng không nên quá sát ngày tổ chức để họ có thể sắp xếp thời gian đến tham dự.

Bước 5: Xem xét hình thức đăng ký tham dự

Bước cuối cùng trong việc lập kế hoạch tổ chức hội thảo đó là bạn cần xem xét, lựa chọn các hình thức đăng ký tham dự hội thảo.

Có các hình thức đăng ký cho bạn để bạn có thể lựa chọn như sau: đăng ký online qua website, đăng ký trực tiếp với các hình thức trả tiền là chuyển khoản hoặc trả trực tiếp. Khi mọi người đã đăng ký xong, bạn cũng nên xác nhận đăng ký thành công qua email, sms hoặc điện thoại, đồng thời nhắc nhở về thời gian tổ chức để lưu lại trong trí nhớ của người đó lâu hơn.

Bước 6: Chuẩn bị chu đáo các vật dụng, tài liệu cho buổi hội thảo

Yếu tố này tưởng nhỏ nhặt nhưng thực ra lại không hề nhỏ một chút nào, bởi đây là những dụng cụ góp phần tạo nên thành công cho buổi hội thảo. Đừng quên vạch ra những gạch đầu dòng cần thiết về các vật dụng và tài liệu cần thiết cho buổi hội thảo của bạn như biển tên khách mời, quà tặng, nước uống, máy chiếu, thiết bị âm thanh ánh sáng, đạo cụ…

quy trình tổ chức hội thảo

Bạn không được quên bất kỳ vật dụng nào dù là nhỏ nhất.

Với 6 bước trong quy trình lập kế hoạch tổ chức hội thảo trên đây, bạn đã đủ tự tin để trả lời câu hỏi “tổ chức hội thảo như thế nào?” cho doanh nghiệp mình chưa? Nếu cần tư vấn thêm thông tin hoặc tìm một đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức hội thảo trọn gói, hãy liên hệ với Star Event để chúng tôi cung cấp cho bạn dịch vụ tốt nhất.

Tin tức

Star Event xin chia sẻ cho bạn một số thông tin hữu ích liên quan đến cách tính chi phí tổ chức sự kiện.

Dự toán chi phí tổ chức sự kiện

Công việc dự toán ngân sách cho tổ chức event là một công việc vô cùng quan trọng nhưng lại không dễ để thực hiện. Bạn nên tham khảo bài chia sẻ dưới đây để việc tính chi phí tổ chức sự kiện trở nên dễ thở hơn

Tổ chức roadshow xe đạp là một hình thức quảng cáo đang được ưa chuộng vì nhiều ưu điểm và lợi ích

Lợi ích từ việc tổ chức roadshow xe đạp

Trong rất nhiều hình thức quảng cáo ngoài trời thì việc chạy quảng cáo bằng xe đạp là một hoạt động vừa đơn giản, dễ tổ chức nhưng những lợi ích, hiệu quả mà nó đem lại vô cùng ấn tượng.

Mưc lương của một nhân viên sự kiện mới ra trường vào khoảng 3.5-4 triệu đồng/tháng chưa gồm thưởng

Mức lương của nhân viên tổ chức sự kiện

Một trong những yếu tố khiến ngành nghề tổ chức sự kiện nhận được nhiều sự quan tâm, yêu thích và lựa chọn dấn thân của nhiều bạn trẻ nằm ở vấn đề lương thưởng. Trong bài viết này Star Event sẽ cập nhật cho bạn mức thu nhập mà một nhân viên sự kiện đạt được hiện nay

Cùng Star Event tìm hiểu về các công việc, yêu cầu với nhân viên truyền thông sự kiện

Tìm hiểu về nhân viên truyền thông sự kiện

Một trong những yếu tố nhân sự không thể thiếu trong các sự kiện chính là nhân viên truyền thông sự kiện. Vậy họ là ai? Họ làm những công việc gì và yêu cầu với vị trí nghề nghiệp này là gì? Hãy cùng tìm hiểu ở bài viết sau.

Danh sách khách mời bao gồm bạn bè và những người thân yêu của trẻ Danh sách khách mời bao gồm bạn bè và những người thân yêu của trẻ

Cách tổ chức sinh nhật cho bé tại nhà

Ngày sinh nhật là một dấu mốc chứa đựng nhiều ý nghĩa, vừa là sự kiện đánh dấu sựu trưởng thành của bé vừa là một dịp quan trọng để cha mẹ và những người xung quanh thể hiện sự quan tâm, thương yêu dành cho trẻ.

Tổ chức làm đèn ông sao là một hoạt động vui chơi lành mạnh và rất bổ ích

5 ý tưởng tổ chức tết trung thu cho các cháu

Tết trung thu sắp đến rồi, bạn đã có ý tưởng gì cho việc tổ chức một đêm hội trăng tròn chưa? Nếu chưa thì cũng đừng lo lắng nhé vì đã có Star Event ở đây rồi.

Soft Water là một địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời không thể bỏ qua cho những ai ở Hà Nội

10 địa điểm đẹp mê hồn để tổ chức sự kiện ngoài trời tại Hà Nội (Phần 1)

Trong mấy năm gần đây xu hướng tổ chức sự kiện ngoài trời đang ngày càng được yêu thích. Việc lựa chọn được một địa điểm ưng ý cho các bữa tiệc ngoài trời có lẽ là một nỗi băn khoăn lớn với nhiều người. Năm biết được điều này, Star Event xin gợi ý cho bạn 10 địa chỉ tuyệt đẹp, rất phù hợp cho các sự kiện ngoài trời tại Hà Nội.

quy trình tổ chức hội thảo

Các bước lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Không phải event-er nào cũng nắm chắc được các kiến thức để biết rõ về các bước lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo. Vậy các bước đó bao gồm những gì?

sai lầm khi tổ chức đám cưới

Những sai lầm khi tổ chức tiệc cưới

Vậy khi tổ chức bạn sẽ dễ bị mắc những sai lầm nào? Sau đây là những thông tin của Star Event cung cấp về những sai lầm khi tổ chức đám cưới để bạn phòng tránh.