quy trình tổ chức hội thảo

Các bước lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Không phải event-er nào cũng nắm chắc được các kiến thức để biết rõ về các bước lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo. Vậy các bước đó bao gồm những gì?

Đối với nhiều doanh nghiệp hiện nay, các buổi hội thảo ra mắt sản phẩm mới, hội thảo đào tạo kỹ năng, hội thảo kinh doanh, hội thảo kiến thức du học… là những hoạt động không thể thiếu. Tuy nhiên, không phải event-er nào cũng nắm chắc được các kiến thức để biết rõ về các bước lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo. Vậy các bước đó bao gồm những gì? Công ty event tại Hà Nội Star Event sẽ cung cấp cho các bạn một số thông tin cực kỳ hữu ích, hy vọng thông qua bài viết này bạn sẽ biết lập kế hoạch tổ chức hội thảo như một event planner chuyên nghiệp.

Bước 1: Xây dựng chủ đề chương trình hội thảo

Bước đầu tiên và cũng là quan trọng nhất: xây dựng chủ đề xuyên suốt chương trình.

Chúng tôi đã không dưới một lần đề cập đến việc chủ đề và concept quan trọng với một sự kiện được tổ chức như thế nào. Và chương trình hội thảo cũng phải là ngoại lệ. Chủ đề chương trình là nội dung chính quyết định mục đích tổ chức hội thảo của đơn vị tổ chức, và mục tiêu đạt được của khách mời khi đến tham dự hội thảo. Bởi vậy chủ đề của chương trình phải được thống nhất ngay từ đầu và hướng đến đúng đối tượng khách hàng – khách mời tham dự. Ví dụ, đối với hội thảo hướng đến đối tượng các bà mẹ sau khi sinh, bạn nên nghĩ đến các hội thảo với các chủ đề như: “phương pháp chăm sóc da sau khi sinh”, “cách chăm sóc trẻ sơ sinh”,…

Để quyết định được chủ đề, bạn nên tiến hành một cuộc khảo sát thăm dò chủ đề được nhiều người quan tâm nhất, đồng thời có kế hoạch truyền thông trước sự kiện thật kỹ lưỡng nhằm thu hút lượng khách đến tham dự hội thảo.

chuẩn bị kế hoạch tổ chức hội thảo

Một hội thảo du học.

Bước 2: Làm việc trước với khách mời, diễn giả, MC

Không thể thiếu được bước này trong bản kế hoạch của bạn. Rất nhiều chương trình hội thảo đã bị vượt quá giới hạn thời gian dự kiến do các diễn giả, MC hoặc khách mời nói quá nhiều và không kiểm soát được nội dung mình đang nói, dẫn đến thời lượng chương trình bị kéo dài một cách vô nghĩa và lan man. Trong trường hợp này, MC dẫn chương trình đóng vai trò quan trọng trong việc phát đi tín hiệu để nhắc khéo diễn giả, hoặc người điều phối và giám sát sự kiện có thể đứng phía dưới giơ bảng, chuyển giấy thông báo ngầm cho diễn giả được biết. Nhưng cách tốt nhất là bạn nên dặn dò trước các vị khách mời, các diễn giả và đặc biệt là MC của chương trình.

Bước 3: Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo

Về tiêu chí lựa chọn địa điểm, bạn cần dựa trên mục đích và tính chất của buổi hội thảo để lựa chọn địa điểm phù hợp. Đối với các buổi hội thảo lớn, bạn nên lựa chọn địa điểm tại các trung tâm hội nghị chuyên nghiệp hoặc tại các khách sạn lớn. Với các buổi hội thảo quy mô nhỏ hơn, mang tính chất nội bộ và cần tạo không khí thân mật thì không gian tại các quán café hoặc nhà hàng là phù hợp hơn cả.

Một lưu ý là bạn không nên chọn địa điểm có không gian quá rộng, sẽ làm không khí buổi hội thảo bị loãng, hoặc không gian quá chật sẽ gây ra cảm giác ngột ngạt, không thoải mái cho mọi người. Bên cạnh đó, địa điểm tổ chức cần có vị trí giao thông thuận tiện, dễ tìm kiếm để tiện cho các khách mời và người tham dự di chuyển đến đó.

tổ chức hội thảo như thế nào

Địa điểm tổ chức hội thảo trong nhà.

Bước 4: Lập kế hoạch truyền thông cho buổi họp báo

Để đảm bảo lượng người tham dự, bạn cần lập kế hoạch truyền thông một cách chu đáo. Việc truyền thông tốt còn có tác dụng giúp đảm bảo tính hiệu quả của hội thảo sau khi sự kiện kết thúc. Các kênh email, báo chí, mạng xã hội… sẽ đem lại hiệu quả không ngờ cho bạn. Thậm chí, đổi với những người có vị thế như giám đốc, chủ doanh nghiệp, cần bố trí nhân sự gọi điện thoại và trao đổi trực tiếp, mời họ đến sự kiện.

Lưu ý, thời điểm truyền thông không nên quá sớm để tránh trường hợp khách hàng nhầm lẫn hoặc quên mất sự kiện của bạn, cũng không nên quá sát ngày tổ chức để họ có thể sắp xếp thời gian đến tham dự.

Bước 5: Xem xét hình thức đăng ký tham dự

Bước cuối cùng trong việc lập kế hoạch tổ chức hội thảo đó là bạn cần xem xét, lựa chọn các hình thức đăng ký tham dự hội thảo.

Có các hình thức đăng ký cho bạn để bạn có thể lựa chọn như sau: đăng ký online qua website, đăng ký trực tiếp với các hình thức trả tiền là chuyển khoản hoặc trả trực tiếp. Khi mọi người đã đăng ký xong, bạn cũng nên xác nhận đăng ký thành công qua email, sms hoặc điện thoại, đồng thời nhắc nhở về thời gian tổ chức để lưu lại trong trí nhớ của người đó lâu hơn.

Bước 6: Chuẩn bị chu đáo các vật dụng, tài liệu cho buổi hội thảo

Yếu tố này tưởng nhỏ nhặt nhưng thực ra lại không hề nhỏ một chút nào, bởi đây là những dụng cụ góp phần tạo nên thành công cho buổi hội thảo. Đừng quên vạch ra những gạch đầu dòng cần thiết về các vật dụng và tài liệu cần thiết cho buổi hội thảo của bạn như biển tên khách mời, quà tặng, nước uống, máy chiếu, thiết bị âm thanh ánh sáng, đạo cụ…

quy trình tổ chức hội thảo

Bạn không được quên bất kỳ vật dụng nào dù là nhỏ nhất.

Với 6 bước trong quy trình lập kế hoạch tổ chức hội thảo trên đây, bạn đã đủ tự tin để trả lời câu hỏi “tổ chức hội thảo như thế nào?” cho doanh nghiệp mình chưa? Nếu cần tư vấn thêm thông tin hoặc tìm một đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức hội thảo trọn gói, hãy liên hệ với Star Event để chúng tôi cung cấp cho bạn dịch vụ tốt nhất.

Tin tức

toc-co-dau-don-gian-13

Những kiểu tóc cô dâu đơn giản mà đẹp

Cùng Star Evenr tham khảo những kiểu tóc cô dâu đơn giản mà đẹp và được nhiều chị em yêu thích nhất hiện nay. Tuy là những tạo kiểu đơn giản nhưng các mẫu tóc dưới đây vẫn giúp các tân nương có được hình ảnh thật xinh đẹp, lộng lẫy trong sự kiện trăm năm của mình.

Sắp xếp và ổn định chỗ ngồi cho trẻ tước khi chương trình Noel diễn ra

Kịch bản tổ chức noel cho trẻ mầm non

Nếu đang tìm kiếm một mẫu kịch bản tổ chức Noel cho trẻ mầm non thì bài viết này là dành cho bạn. Những gợi ý trong đây sẽ giúp bạn có một chương trình Giánh Sinh thật ấm áp và tràn ngập tiếng cười.

Forevermark là một trong những nhà hàng tổ chức tiệc cưới sang trọng tại Hà Nội

Top 5 nhà hàng tiệc cưới đẹp và sang trọng ở Hà Nội

Bên cạnh việc tổ chức tại gia thì việc tổ chức tiệc cưới tại các nhà hàng cũng ngày càng phát triển. Từ thực tế này, Stare Event xin chia sẻ về top 5 nhà hàng tiệc cưới đẹp và sang trọng ở Hà Nội để bạn tham khảo.

Kiểu đội mấn với mái rẽ đôi

7 kiểu tóc mặc áo dài đẹp cho đám hỏi

Để có được một hình ảnh xinh đẹp và ấn tượng trong ngày ăn hỏi thì kiểu tóc là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng. Mặc dù không cần quá cầu kì như trong lễ cưới nhưng nàng vẫn nên tìm kiếm cho mình cách tạo kiểu thật phù hợp với trang phục cũng như tôn lên những nét đẹp trên gương mặt.

Với tóc uốn xoăn sóng nàng chẳng chỉ cần điểm xuyến thêm một vòng hoa đội đầu là đã rất cuốn hút

Tổng hợp những kiểu tóc cô dâu đẹp nhất hiện nay

Với mong muốn giúp các tân nương có được hình ảnh thật lộng lẫy và kiêu sa trong sự kiện trăm năm của đời người, bài viết này sẽ giúp các nàng tổng hợp những mẫu tóc cô đâu đẹp nhất hiện nay.

Game nhảy và dừng theo nhạc

Gợi ý một số trò chơi để tổ chức tiệc tất niên cho công ty

Để bữa tiệc tất niên của công ty trở nên vui nhộn và thực sự ấn tượng bạn đừng quên lồng ghép thêm một vài trò chơi hài hước Đọc bài viết dưới đây để tham khảo một số game đơn giản, dễ thực hiện nhưng tính giải trí rất cao.

Lên kế hoạch sớm giúp bạn có nhiều thời gian để hoàn thành, cân đối, chính sửa các công việc một cách cẩn thận

Tổ chức hội nghị khách hàng không thể bỏ qua 5 tips này

Với mong muốn giúp bạn có được một hội nghị tri ân khách hàng thành công, trong bài viết hôm nay Star Event sẽ chia sẻ cho bạn một số lời khuyên cực kì hay ho và hữu ích về lĩnh vực này.

Biết được cách thức tổ chức hội nghị khách hàng hiệu quả sẽ đem lại cho doanh nghiệp của bạn rất nhiều lợi ích to lớn

Cách thức tổ chức hội nghị tri ân khách hàng hiệu quả

Một hội nghị tri ân khách hàng được tổ chức thành công sẽ đem lại cho doanh nghiệp những kết nối bền chặt với các khách hàng, đối tác cũng như các cơ quan báo chí cùng nhiều lợi ích to lớn khác. Trong bài viết này Star Event sẽ chia sẻ cho bạn cách thức tổ chức hội khách hàng hiệu quả

Nhắc đến các địa điểm tổ chức tiệc tất niên công ty ở hà nội không thể bỏ qua quần thể Aquaria ở Mỹ Đình

5 địa điểm xuất sắc nhất để tổ chức tiệc tất niên công ty ở Hà Nội

Để bữa tiệc cuối năm được trở nên trọn bẹn và ý nghĩa thì điều trước tiên là tìm được địa điểm lí tưởng. Nếu vẫn đang còn băn khoăn, bối rối không biết tổ chức tiệc tất niên ở đâu hà nội thì bài viết này sẽ cực kì cần thiết cho bạn.