Bí quyết truyền thông hiệu quả khi tổ chức sự kiện

Bí quyết truyền thông hiệu quả khi tổ chức sự kiện

Hiện nay các thông tin đều đang ở tình trạng quá tải, việc gây chú ý khi công bố thông tin sự kiện nhắm đúng đối tượng, hiệu quả cao mà ít tốn kém nếu bạn biết tận dụng các công cụ truyền thông. Cùng điểm qua 8 công cụ truyền thông sự kiện vô cùng hiệu quả dưới đây.

1. Xác định và nghiên cứu đối tượng mục tiêu

Bí quyết truyền thông hiệu quả khi tổ chức sự kiện

Đối tượng mục tiêu khi truyền thông về sự kiện chính là những người sẽ có những phản ứng tích cực tốt nhất với thông điệp được đưa ra của bạn và họ chính là nhân tố quan trọng tạo sự thúc đẩy vô cùng giá trị thông qua việc truyền miệng các thông tin liên quan đến sự kiện.

2. Xác định mục tiêu chính

Khi tổ chức sự kiện, bạn có mục tiêu hay mong muốn gì với những người tham gia sự kiện? Bạn muốn họ có sự tích cực tham gia đóng góp hay mua sản phẩm của bạn? Khi đã xác định rõ được mục tiêu, việc bạn cần làm tiếp theo chính là chuẩn bị kỹ lưỡng mọi tài liệu hỗ trợ cho việc quảng bá sự kiện tốt nhất.

3. Chuẩn bị một bộ dụng cụ phương tiện truyền thông

Để cho sự kiện được truyền thông hiệu quả hơn, bạn nên có đầy đủ thông tin về tổ chức, logo, thông cáo báo chí. Bên cạnh đó, nếu được, hãy photo các bài viết hay những bức ảnh nói về sự kiện chuẩn bị tổ chức của bạn, cũng như những lời chứng thực của nhân vật nổi tiếng được nhiều người biết đến đã từng tham dự trước đó, cùng một thẻ kinh doanh. Bạn cũng nên viết một bức thư ngắn gọn có ghi đầy đủ thông tin cá nhân để liên lạc, tạo thành một bộ presskit.

4. Phân bổ các phương tiện truyền thông cho đúng người

Bạn nên thu xếp hẹn gặp và làm việc với các đài phát thanh, truyền hình và các tờ báo ở địa phương khi tổ chức các sự kiện có quy mô địa phương đó. Bạn sẽ tìm ra những sự điều chỉnh thích hợp nhất cho việc truyền thông, quảng bá sự kiện khi dành thời gian để tập trung lắng nghe và tiếp thu những ý kiến về cách hình thức hoặc cách tổ thức của sự kiện từ những người đã trực tiếp tiếp nhận sự kiện. Nếu bạn có nhu cầu tổ chức sự kiện với quy mô lớn hơn thì tốt nhất nên lựa chọn những công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực PR.

5. Tạo một trang web

Bí quyết truyền thông hiệu quả khi tổ chức sự kiện

Bạn có thể tạo một trang web miễn phí hoặc bỏ ra một chi phí rất nhỏ và tìm một một thiết kế freelance hay một sinh viên đại học tạo ra cũng như duy trì chúng. Hãy tạo ra website có thiết kế cũng như sự điều hướng thật sự đơn giản để thuận tiện nếu có một người không phải là thành viên trong công ty của bạn muốn xem các trang web cũng như đưa ra những thông tin phản hồi.

6. Tận dụng mối quan hệ để truyền thông

Các mối quan hệ của bạn sẽ vô cùng hữu ích khi sử dụng để truyền thông đến các kênh như cửa hàng, quán cà phê, nhà hàng… Nếu có thể thuyết phục họ đội mũ hay mặc áo có in logo, khẩu hiệu về sự kiện của bạn hay những thông tin quan trọng thì còn gì tuyệt vời hơn. Đây cũng chính là một cách thức truyền thông hiệu quả để truyền tải thông điệp bạn gửi đi.

7. Sử dụng Internet, blog, mạng xã hội

Bí quyết truyền thông hiệu quả khi tổ chức sự kiện

Mạng Internet, blog hay những trang xã hội là những công cụ vô cùng nhanh chóng và tiết kiệm khi muốn lan truyền thông tin. Bạn hãy gửi e-mail thông báo đến những Newsletter và những người này sẽ chuyển tiếp thông tin đến người khác một cách dễ dàng và cụ thể những thông tin bạn muốn truyền tải đến người nhận tin. Việc kết nối thông qua nhóm thảo luận hay blog hoặc là thành viên của những trang mạng xã hội. Ở Việt Nam, những trang mạng xã hội khá nổi tiếng có thể kể đến như Facebook, Zingme, Google+,…

8. Viết một thông cáo báo chí lôi cuốn, đầy đủ thông tin

Một thông cáo báo chí lôi cuốn và cung cấp đầy đủ thông tin sẽ thu hút được sự quan tâm từ phía người đọc, nhưng tránh để người đọc nghĩ rằng nó chỉ là một bài quảng cáo. Nội dung của một thông cáo báo chí phải bao gồm nội dung trả lời được 5 câu hỏi – 5W: What (ai), What (cái gì), When (khi nào), Where (ở đâu) và Why (tại sao). Một việc cũng quan trọng không kém là để các thông tin liên lạc của bạn cũng như trang web.

Kiến thức ngành

Điều kiện tổ chức sự kiện, hội thảo, hội nghị tại Việt Nam?

Điều kiện tổ chức sự kiện, hội thảo, hội nghị tại Việt Nam?

Tổ chức sự kiện, hội thảo, hội nghị tại Hà Nội, Hải Phòng và trên toàn quốc được diễn ra thành công đòi hỏi ban tổ chức mất nhiều thời gian, và sự sáng tạo của mình và đòi hỏi sự chuyên nghiệp cao. Tuy nhiên, điều kiện để diễn ra buổi hội thảo, hội nghị tại Việt Nam lại là khâu đầu tiên quyết định xem đơn vị đó có được tổ chức hay không. Chính vì thế, mà các doanh nghiệp cần tìm hiểu và làm các thủ tục thật rõ ràng về tổ chức sự kiện, tránh lãng phí thời gian và công sức.

Hướng dẫn Thủ tục cấp phép tổ chức hội nghị khách hàng

Hướng dẫn Thủ tục cấp phép tổ chức hội nghị khách hàng

Mỗi doanh nghiệp, đơn vị tổ chức muốn tổ chức sự kiện, hội thảo, hội nghị khách hàng thường ít có thông tin về quy trình trước khi được phép tổ chức. Theo quy định của pháp luật, tuy vào mục đích của buổi tổ chức hội thảo, hội nghị khách hàng mà mỗi đơn vị tổ chức cần nắm rõ thủ tục cấp phép nếu không muốn mất thời gian vào vấn đề này, Star Event đưa ra cho quý khách hàng những thông tin ngắn gọn nhất để thủ tục cấp phép được nhanh chóng nhất cho mỗi đơn vị tổ chức.

Bí quyết để có việc làm và thăng tiến trong nghề tổ chức sự kiện

Bí quyết để có công việc và thăng tiến trong nghề tổ chức sự kiện

Trong thời đại hội nhập phát triển, tổ chức sự kiện trở thành 1 ngành nghề khá "hot" ở nước ta hiện nay. Tuy nhiên làm thế nào để có công việc và thăng tiến trong nghề mới thực sự là điều mà nhiều người quan tâm. Dưới đây chúng tôi xin chia sẻ một số bí quyết cần thiết cho những ai đang muốn theo đuổi nghề tổ chức sự kiện.

5 sự thật về nghề tổ chức sự kiện

5 sự thật về nghề tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một nghề hấp dẫn ở Việt Nam, đang nhận được sự quan tâm và thu hút đông đảo các bạn trẻ bởi sự năng động, có tính sáng tạo cũng như đem lại mức thu nhập tốt. Cũng giống như nhiều ngành nghề khác trong xã hội, nghề tổ chức sự kiện cũng có những ưu điểm và hạn chế nhất định. Hãy cùng starevent tìm hiểu 5 sự thật về nghề tổ chức sự kiện xem bạn có thực sự phù hợp với nghề nghiệp này không nhé !

to chuc su kien -1

Làm thế nào để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ?

Sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường khiến các công ty tổ chức sự kiện ngày càng nâng tầm chuyên nghiệp của mình. Ai cũng nói chuyên nghiệp. Vậy Làm thế nào để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ?

y-tuong-trang-tri-event-cho-thieu-nhi-4

Ý tưởng trang trí trong tổ chức sự kiện cho trẻ em

Ý tưởng trang trí trong tổ chức sự kiện cho trẻ em độc đáo để vừa gây cho các bé sự thích thú cũng như vừa tạo được phong cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cho mình.

to chuc su kien

3 lỗi cơ bản thường gặp khi tổ chức sự kiện

Chắc chắn kiểm tra địa điểm tổ chức sự kiện trước sự kiện diễn ra cho phép bạn có cơ hội xây dựng và có mối quan hệ tốt với nhân viên nơi bạn sẽ tổ chức sự kiện mấy ngày sau đó đảm bảo sự kiện được thành công tốt đẹp.

lua chon dia diem to chuc su kien

Những lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phụ thuộc vào đối tượng khách mời tham dự, số lượng khách cũng như điều kiện thời tiết.....để đảm bảo khách đến tham dự sự kiện cảm thấy hài lòng nhất.

cong ty to chuc su kien

Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện

Mức độ thành công của một sự kiện khi tổ chức thành công được đánh giá qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút kể cả những khách hàng tiềm năng