Cần có các phương án dự trù khi tổ chức sự kiện

5 tips để tổ chức sự kiện thành công

Tổ chức sự kiện là một công việc không dễ và việc tổ chức được một sự kiện thành công lại càng đòi hỏi nhiều nỗ lực, yêu cầu hơn.

Sau nhiều năm hoạt động trong linh vực truyền thông và sự kiện, những nhân sự kì cựu của của Star Event đã ngồi xuống với nhau để thảo luận, chia sẻ với nhau rất nhiều kinh nghiệm quý báu về tổ chức sự kiện. Tóm tắt một cách ngắn gọn thì ra được 5 tips để tổ chức sự kiện thành công dưới đây:

1.Xác định rõ ràng mục tiêu tổ chức sự kiện 

Ban cần xác định và thấu hiểu được những mục đích, giá trị mà khách hàng hướng đến khi tổ chức event. Có mục tiêu rồi thì mới xác định được ý tưởng kế hoạch hành động sau này.

Người tổ chức sự kiện cần xác định rõ  mục tiêu tổ chức sự kiện là gì

Người tổ chức sự kiện cần xác định rõ mục tiêu tổ chức sự kiện là gì

Người tổ chức sự kiện khi bắt tay thực hiện dự án cần phải  tự đặt và tự trả lời các câu hỏi sau:

-Đây là loại event gì: ra mắt sản phẩm mới, hội thảo, hội nghị tri ân khách khách hàng, prom, tiệc sinh nhật, …

-Sự kiện sẽ diễn ra ở địa điểm nào, thời gian cụ thể ra sao?

– Khách hàng tổ chức event này nhằm đạt được điều gì?

-Có những ai, bao nhiêu người tham dự vào sự kiện?

– Ngân sách mà khách hàng muốn chi cho sự kiện là khoảng bao nhiêu?

2.Xác định rõ địa điểm diễn ra sự kiện

Với kinh nghiệm nhiều năm, Star Event  khuyên bạn phải nhanh chóng đi tìm ngay địa điểm phù hợp khi bản kế hoạch đã hoàn thành. Nhiều người có suy nghĩ rất chủ quan coi việc thuê địa điểm là đơn giản, thuê lúc nào cũng được. Thực tế cho thấy đã có rất nhiều người làm tổ chức sự kiện phải tá hỏa, cuống cuồng khi nhận ra các địa điểm mình nhắm đến đã bị người khác đặt trước. Bạn nghĩ xem event mà không có địa điểm thì khác gì đi cày mà không có trâu. Thế nên càng những việc tưởng như là dễ thì càng phải cẩn thận, làm trước.

Nhiều tổ chức sự kiện nên chắc chắn về vấn đề địa điểm, tránh những sự cố sau này

Nhiều tổ chức sự kiện nên chắc chắn về vấn đề địa điểm, tránh những sự cố sau này

Với vấn đề địa điểm bạn cũng cần hết sức lưu ý đến chuyện hoàn thiện bản hợp đồng thuê mượn, tránh chuyện bị bùng. Với các  sự kiện ngoài trời thì cần thương thảo thêm điều khoản hỗ trợ khi  không may có mưa gió xảy ra.

3.Luôn chuẩn bị các phương án dự trù khi tổ chức sự kiện

Cần có các phương án dự trù khi tổ chức sự kiện

Cần có các phương án dự trù khi tổ chức sự kiện

Cho dù kế hoạch của bạn được chuẩn bị cẩn thân và kĩ lưỡng đến đâu thì thực tế vẫn có thể xảy ra rất nhiều điều không như mong muốn như thiết bị âm thanh bị hỏng, thời tiết bỗng nhiên đổ mưa, MC đến trễ..Những phương án B giúp bạn kiểm soát, giải quyết các tình huống không may trong tổ chức sự kiện một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn.

4.Dự trù trước kinh phí tổ chức sự  kiện 

Việc xác định được giới hạn ngân sách cho một sự kiện để bạn có những tính toán, cân nhắc trong từng khoản chi, tránh việc tiêu vô tại vạ, vượt quá ngân sách dự tính của khách hàng quá nhiều. Kiểm soát được khoản thu chi trong sự kiện của các nhân viên khác.

5.Cẩn thận đến từng chi tiết, luôn có sự kiểm tra lại công việc

Cẩn thận đến từng chi tiết, luôn kiểm tra lại công công việc là một tip bạn cần nằm lòng khi tổ chức event

Cẩn thận đến từng chi tiết, luôn kiểm tra lại công công việc là một tip bạn cần nằm lòng khi tổ chức event

Việc làm tốt từ những việc nhỏ mới chính là cơ sở để hoàn thành các việc lớn. Đôi khi những chi tiết nhỏ lại gây được ấn tượng với khách hàng và người dự tiệc vì tạo nên sự khác biệt . Chẳng hạn với phần thiếp mời ngoài các mục về thời gian, địa điểm thì cũng nên tinh tế cho thêm các thông tin thiết thực như: mặc trang phục gì, gửi xe ở đâu…Kiểm tra lại các công việc đã hoàn thành xong, đặc biệt là với vấn đề khách mời. Bạn nên” keep contact” với khách mời để vừa thể hiện sự quan tâm, chắm sóc, vừa để nắm được số lượng khách đến.

Một cách nhanh hơn cho bạn để có một sự kiện thành công đó là hãy liên hệ ngay với Starevent.vn để được tư vấn và lên ý tưởng. Với nhiều năm kinh nghiệm, cùng tác phong làm việc chuyên nghiệp của đội ngũ nhân sự kì cựu, chúng tôi chắc chắn sẽ giúp bạn tạo nên những sự kiện ấn tượng, hướng đến những giá trị mà bạn mong muốn.

Tin tức

toc-co-dau-don-gian-13

Những kiểu tóc cô dâu đơn giản mà đẹp

Cùng Star Evenr tham khảo những kiểu tóc cô dâu đơn giản mà đẹp và được nhiều chị em yêu thích nhất hiện nay. Tuy là những tạo kiểu đơn giản nhưng các mẫu tóc dưới đây vẫn giúp các tân nương có được hình ảnh thật xinh đẹp, lộng lẫy trong sự kiện trăm năm của mình.

Sắp xếp và ổn định chỗ ngồi cho trẻ tước khi chương trình Noel diễn ra

Kịch bản tổ chức noel cho trẻ mầm non

Nếu đang tìm kiếm một mẫu kịch bản tổ chức Noel cho trẻ mầm non thì bài viết này là dành cho bạn. Những gợi ý trong đây sẽ giúp bạn có một chương trình Giánh Sinh thật ấm áp và tràn ngập tiếng cười.

Forevermark là một trong những nhà hàng tổ chức tiệc cưới sang trọng tại Hà Nội

Top 5 nhà hàng tiệc cưới đẹp và sang trọng ở Hà Nội

Bên cạnh việc tổ chức tại gia thì việc tổ chức tiệc cưới tại các nhà hàng cũng ngày càng phát triển. Từ thực tế này, Stare Event xin chia sẻ về top 5 nhà hàng tiệc cưới đẹp và sang trọng ở Hà Nội để bạn tham khảo.

Kiểu đội mấn với mái rẽ đôi

7 kiểu tóc mặc áo dài đẹp cho đám hỏi

Để có được một hình ảnh xinh đẹp và ấn tượng trong ngày ăn hỏi thì kiểu tóc là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng. Mặc dù không cần quá cầu kì như trong lễ cưới nhưng nàng vẫn nên tìm kiếm cho mình cách tạo kiểu thật phù hợp với trang phục cũng như tôn lên những nét đẹp trên gương mặt.

Với tóc uốn xoăn sóng nàng chẳng chỉ cần điểm xuyến thêm một vòng hoa đội đầu là đã rất cuốn hút

Tổng hợp những kiểu tóc cô dâu đẹp nhất hiện nay

Với mong muốn giúp các tân nương có được hình ảnh thật lộng lẫy và kiêu sa trong sự kiện trăm năm của đời người, bài viết này sẽ giúp các nàng tổng hợp những mẫu tóc cô đâu đẹp nhất hiện nay.

Game nhảy và dừng theo nhạc

Gợi ý một số trò chơi để tổ chức tiệc tất niên cho công ty

Để bữa tiệc tất niên của công ty trở nên vui nhộn và thực sự ấn tượng bạn đừng quên lồng ghép thêm một vài trò chơi hài hước Đọc bài viết dưới đây để tham khảo một số game đơn giản, dễ thực hiện nhưng tính giải trí rất cao.

Lên kế hoạch sớm giúp bạn có nhiều thời gian để hoàn thành, cân đối, chính sửa các công việc một cách cẩn thận

Tổ chức hội nghị khách hàng không thể bỏ qua 5 tips này

Với mong muốn giúp bạn có được một hội nghị tri ân khách hàng thành công, trong bài viết hôm nay Star Event sẽ chia sẻ cho bạn một số lời khuyên cực kì hay ho và hữu ích về lĩnh vực này.

Biết được cách thức tổ chức hội nghị khách hàng hiệu quả sẽ đem lại cho doanh nghiệp của bạn rất nhiều lợi ích to lớn

Cách thức tổ chức hội nghị tri ân khách hàng hiệu quả

Một hội nghị tri ân khách hàng được tổ chức thành công sẽ đem lại cho doanh nghiệp những kết nối bền chặt với các khách hàng, đối tác cũng như các cơ quan báo chí cùng nhiều lợi ích to lớn khác. Trong bài viết này Star Event sẽ chia sẻ cho bạn cách thức tổ chức hội khách hàng hiệu quả

Nhắc đến các địa điểm tổ chức tiệc tất niên công ty ở hà nội không thể bỏ qua quần thể Aquaria ở Mỹ Đình

5 địa điểm xuất sắc nhất để tổ chức tiệc tất niên công ty ở Hà Nội

Để bữa tiệc cuối năm được trở nên trọn bẹn và ý nghĩa thì điều trước tiên là tìm được địa điểm lí tưởng. Nếu vẫn đang còn băn khoăn, bối rối không biết tổ chức tiệc tất niên ở đâu hà nội thì bài viết này sẽ cực kì cần thiết cho bạn.