Việc lựa chọn địa điểm có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công khi tổ chức họp báo

4 lưu ý để tổ chức họp báo thành công

Tổ chức họp báo là giải pháp truyền thông cực kì hữu ích để giải quyết nhiều vấn đề của doanh nghiệp. Vậy bạn đã biết để có một cuộc họp báo thành công thì cần phải lưu ý gì chưa?

Hiện nay họp báo là một hoạt động truyền thông vô cùng phổ biến của các doanh nghiệp, là giải pháp hữu hiệu để giải quyết nhiều vấn đề của doanh nghiệp như: quảng cáo, ra mắt sản phẩm,  xử lí khủng hoảng truyền thông…Tuy nhiên, cách để tổ chức họp báo thành công thì lại là một vấn đề gây ra nhiều băn khoăn với các công ty. Từ thực tế trên, Star Event sẽ chia sẻ đến bạn 4 lưu ý để tổ chức họp báo thành công trong bài viết dưới đây.

Star Event sẽ chia sẻ cho bạn 4 lưu ý để tổ chức họp báo thành công

Star Event sẽ chia sẻ cho bạn 4 lưu ý để tổ chức họp báo thành công

1.Lưu ý về lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo

Địa điểm chính là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành công và chuyên nghiệp của việc tổ buổi họp báo. Trước tiên bạn cần đánh giá sơ bộ về số lượng khách mời sẽ tham dự để lựa chọn một không gian đủ rộng và thuận tiện cho việc tác nghiệp của giới báo chí. Bên cạnh đó phòng ốc phải đảm bảo điều kiện ánh sáng, đủ các thiết bị âm thanh, kĩ thuật, thuận tiện cho việc đi lại và set up.

Việc lựa chọn địa điểm có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công khi tổ chức họp báo

Việc lựa chọn địa điểm có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công khi tổ chức họp báo

Nếu phòng hợp hội trường của công ty bạn đáp ứng đủ các điều kiên thì hãy tận dụng để tiết kiệm chi phí. Còn không thì nên thuê địa điểm tại các khách sạn hoặc tổ chức hội nghị chuyên nghiệp để giảm tải bớt các công việc trong khâu chuẩn bị.

Theo kinh nghiệm tổ chức sự kiện lâu năm của Star Event thì bạn không nên lựa chọn các không gian ngoài trời vì điều kiện thời tiết như: nắng, gió sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc thu thanh, thu hình.

2. Lưu ý về khâu chuẩn bị nội dung tổ chức họp báo

-Bạn biết đấy mục đích chính của việc tổ chức họp báo là để cung cấp những thông tin đáng được quan tâm vậy nên phải có sự chuẩn bị kĩ lưỡng, trau chuốt để các tin tức sắp đưa ra thật sự chính xác và cuốn hút. Cách tốt nhất là bạn nên gọi điện trước với một số đài truyền hình, tờ báo để xem sự  mức độ quan tâm của họ với sự kiện, nếu nhận được những câu trả lời và những phản ứng không mặn mà thì nhất định phải xem xét lại nội dung.

-Bạn cũng nên suy nghĩ trước những vấn đề, những câu hỏi mà những nhà báo có thể đặt ra từ đó chuẩn bị trước những câu trả lời thật xác đáng.

Trong quá trình chuẩn bị nội dung cho tổ chức họp báo bạn cũng nên suy nghĩ và xác định trước những câu hỏi mà phóng viên có thể hỏi

Trong quá trình chuẩn bị nội dung cho tổ chức họp báo bạn cũng nên suy nghĩ và xác định trước những câu hỏi mà phóng viên có thể hỏi

-Khi viết kịch bản bạn cũng nên khái lược về nội dung các phần sẽ diễn ra của buổi họp báo kèm ttheo biểu thời gian. Khái quát lí lịch của các nhân vật chính và các nhân vật sẽ có bài phát biểu. Chỉ nên phát tài liệu theo từng phần để tránh việc phóng viên chỉ đến lấy tài liệu và ra về. Bên cạnh đó lập ra bảng phân công trách nhiệm, nhiệm vụ của các bộ phận, cá nhân liên quan.

-Khi đã xác định được nội dung thông tin bạn cũng sẽ xác định được phải mời những đài nào, những nhà báo  nào đến để đưa tin. Lựa chọn phương tiện truyền thông sẽ giúp truyền tải đúng mục đích và mong muốn của ban tổ chức. Đa dạng hóa các phương tiện truyền thông (báo in, mạng, hình). Thậm chí nếu thông tin đưa ra đủ quan trọng và hấp dẫn thì các nhà báo sẽ tự khắc tìm đến sự kiện của công ty bạn.

3. Lưu ý về diễn tập trước khi họp báo diễn ra

Vài ngày trước khi buổi họp báo diễn ra thì bạn cần thống nhất với MC và những nhân vật sẽ chịu trách nhiệm trả lời trước báo giới về việc đưa ra những thông tin ngắn gọn, xúc tích và chính xác. Cần hướng dẫn họ trả lời các câu hỏi khó và cách tháo gỡ vấn đề gây tranh cãi. Cũng nên nhắc nhở MC không nên nhắc lại các lời phát biểu phía trước để tránh tình trạng bị sai lệch hoặc nhiễu thông tin.

Trước khi buổi tổ chức họp báo diễn ra cần có sự diễn tập trước với MC và các nhân vật sẽ diễn thuyết

Trước khi buổi tổ chức họp báo diễn ra cần có sự diễn tập trước với MC và các nhân vật sẽ diễn thuyết

Một vài tiếng trước khi tổ chức họp báo diễn ra thì nên kiểm tra lại âm thanh, ánh sáng, cho MC giới thiệu, cho nhân viên đóng giá phóng viên để đặt câu hỏi…Bên cạnh đó là  xác nhận lại sự tham gia của các cơ quan báo, đài, khách mời để từ đó có các phương án dự phòng.

Những việc làm trên thực sự rất hữu ích vì nó giúp bạn định lượng được thời gian kéo dài của buổi họp báo, kiểm tra được các yếu tố kĩ thuật, giúp phát hiện và tìm cách khắc phục cho những thiếu xót hoặc những rắc rối có thể xảy ra.

4.Lưu ý trong lúc họp báo diễn ra

-Thứ nhất về khâu tiếp đón và chỉ dẫn chỗ ngồi:  khi có khách mời và các nhà báo đến  thì nhân viên lễ tân sẽ xin lại các thông tin cá nhân ( họ tên, đến trừ báo/đài nào, địa chỉ email, số điện thoại..) để từ đó có sự sắp xếp theo khu vực chỗ ngồi.

– Luôn bám sát kịch bản buổi họp báo để đảm bảo về mặt thời gian và nội dung cần truyền tải.

Luôn bám sát kịch bản buổi họp báo để đảm bảo về mặt thời gian và nội dung cần truyền tải.

Luôn bám sát kịch bản buổi họp báo để đảm bảo về mặt thời gian và nội dung cần truyền tải.

-Nhắc nhở một cách lịch sự với phóng viên nếu họ quá nôn nóng đặt câu hỏi khi chưa đến phần hỏi đáp.

-Khi buổi tổ chức họp báo kết thúc cần gửi lời cảm ơn sâu sắc, những món quà và bày tỏ thiện chí muốn được đón tiếp trong những sự kiện tiếp theo của công ty. Sau hôm đó bạn cũng nên viết thêm email cảm ơn để thể hiện sự chuyên nghiệp.

Để việc tổ chức họp báo-hội thảo-tọa đàm của công ty bạn được diễn ra một cách thàng công và ấn tương bạn hãy nhanh tay  liên hệ với Star Event chúng tôi theo các số hotline hoặc truy cập vào website: starevent.vn để được tư vấn 24/7 nhé.

 

Tin tức

Sắp xếp và ổn định chỗ ngồi cho trẻ tước khi chương trình Noel diễn ra

Kịch bản tổ chức noel cho trẻ mầm non

Nếu đang tìm kiếm một mẫu kịch bản tổ chức Noel cho trẻ mầm non thì bài viết này là dành cho bạn. Những gợi ý trong đây sẽ giúp bạn có một chương trình Giánh Sinh thật ấm áp và tràn ngập tiếng cười.

Forevermark là một trong những nhà hàng tổ chức tiệc cưới sang trọng tại Hà Nội

Top 5 nhà hàng tiệc cưới đẹp và sang trọng ở Hà Nội

Bên cạnh việc tổ chức tại gia thì việc tổ chức tiệc cưới tại các nhà hàng cũng ngày càng phát triển. Từ thực tế này, Stare Event xin chia sẻ về top 5 nhà hàng tiệc cưới đẹp và sang trọng ở Hà Nội để bạn tham khảo.

Kiểu đội mấn với mái rẽ đôi

7 kiểu tóc mặc áo dài đẹp cho đám hỏi

Để có được một hình ảnh xinh đẹp và ấn tượng trong ngày ăn hỏi thì kiểu tóc là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng. Mặc dù không cần quá cầu kì như trong lễ cưới nhưng nàng vẫn nên tìm kiếm cho mình cách tạo kiểu thật phù hợp với trang phục cũng như tôn lên những nét đẹp trên gương mặt.

Với tóc uốn xoăn sóng nàng chẳng chỉ cần điểm xuyến thêm một vòng hoa đội đầu là đã rất cuốn hút

Tổng hợp những kiểu tóc cô dâu đẹp nhất hiện nay

Với mong muốn giúp các tân nương có được hình ảnh thật lộng lẫy và kiêu sa trong sự kiện trăm năm của đời người, bài viết này sẽ giúp các nàng tổng hợp những mẫu tóc cô đâu đẹp nhất hiện nay.

Game nhảy và dừng theo nhạc

Gợi ý một số trò chơi để tổ chức tiệc tất niên cho công ty

Để bữa tiệc tất niên của công ty trở nên vui nhộn và thực sự ấn tượng bạn đừng quên lồng ghép thêm một vài trò chơi hài hước Đọc bài viết dưới đây để tham khảo một số game đơn giản, dễ thực hiện nhưng tính giải trí rất cao.

Lên kế hoạch sớm giúp bạn có nhiều thời gian để hoàn thành, cân đối, chính sửa các công việc một cách cẩn thận

Tổ chức hội nghị khách hàng không thể bỏ qua 5 tips này

Với mong muốn giúp bạn có được một hội nghị tri ân khách hàng thành công, trong bài viết hôm nay Star Event sẽ chia sẻ cho bạn một số lời khuyên cực kì hay ho và hữu ích về lĩnh vực này.

Biết được cách thức tổ chức hội nghị khách hàng hiệu quả sẽ đem lại cho doanh nghiệp của bạn rất nhiều lợi ích to lớn

Cách thức tổ chức hội nghị tri ân khách hàng hiệu quả

Một hội nghị tri ân khách hàng được tổ chức thành công sẽ đem lại cho doanh nghiệp những kết nối bền chặt với các khách hàng, đối tác cũng như các cơ quan báo chí cùng nhiều lợi ích to lớn khác. Trong bài viết này Star Event sẽ chia sẻ cho bạn cách thức tổ chức hội khách hàng hiệu quả

Nhắc đến các địa điểm tổ chức tiệc tất niên công ty ở hà nội không thể bỏ qua quần thể Aquaria ở Mỹ Đình

5 địa điểm xuất sắc nhất để tổ chức tiệc tất niên công ty ở Hà Nội

Để bữa tiệc cuối năm được trở nên trọn bẹn và ý nghĩa thì điều trước tiên là tìm được địa điểm lí tưởng. Nếu vẫn đang còn băn khoăn, bối rối không biết tổ chức tiệc tất niên ở đâu hà nội thì bài viết này sẽ cực kì cần thiết cho bạn.