Việc lựa chọn địa điểm có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công khi tổ chức họp báo

4 lưu ý để tổ chức họp báo thành công

Tổ chức họp báo là giải pháp truyền thông cực kì hữu ích để giải quyết nhiều vấn đề của doanh nghiệp. Vậy bạn đã biết để có một cuộc họp báo thành công thì cần phải lưu ý gì chưa?

Hiện nay họp báo là một hoạt động truyền thông vô cùng phổ biến của các doanh nghiệp, là giải pháp hữu hiệu để giải quyết nhiều vấn đề của doanh nghiệp như: quảng cáo, ra mắt sản phẩm,  xử lí khủng hoảng truyền thông…Tuy nhiên, cách để tổ chức họp báo thành công thì lại là một vấn đề gây ra nhiều băn khoăn với các công ty. Từ thực tế trên, Star Event sẽ chia sẻ đến bạn 4 lưu ý để tổ chức họp báo thành công trong bài viết dưới đây.

Star Event sẽ chia sẻ cho bạn 4 lưu ý để tổ chức họp báo thành công

Star Event sẽ chia sẻ cho bạn 4 lưu ý để tổ chức họp báo thành công

1.Lưu ý về lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo

Địa điểm chính là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành công và chuyên nghiệp của việc tổ buổi họp báo. Trước tiên bạn cần đánh giá sơ bộ về số lượng khách mời sẽ tham dự để lựa chọn một không gian đủ rộng và thuận tiện cho việc tác nghiệp của giới báo chí. Bên cạnh đó phòng ốc phải đảm bảo điều kiện ánh sáng, đủ các thiết bị âm thanh, kĩ thuật, thuận tiện cho việc đi lại và set up.

Việc lựa chọn địa điểm có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công khi tổ chức họp báo

Việc lựa chọn địa điểm có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công khi tổ chức họp báo

Nếu phòng hợp hội trường của công ty bạn đáp ứng đủ các điều kiên thì hãy tận dụng để tiết kiệm chi phí. Còn không thì nên thuê địa điểm tại các khách sạn hoặc tổ chức hội nghị chuyên nghiệp để giảm tải bớt các công việc trong khâu chuẩn bị.

Theo kinh nghiệm tổ chức sự kiện lâu năm của Star Event thì bạn không nên lựa chọn các không gian ngoài trời vì điều kiện thời tiết như: nắng, gió sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc thu thanh, thu hình.

2. Lưu ý về khâu chuẩn bị nội dung tổ chức họp báo

-Bạn biết đấy mục đích chính của việc tổ chức họp báo là để cung cấp những thông tin đáng được quan tâm vậy nên phải có sự chuẩn bị kĩ lưỡng, trau chuốt để các tin tức sắp đưa ra thật sự chính xác và cuốn hút. Cách tốt nhất là bạn nên gọi điện trước với một số đài truyền hình, tờ báo để xem sự  mức độ quan tâm của họ với sự kiện, nếu nhận được những câu trả lời và những phản ứng không mặn mà thì nhất định phải xem xét lại nội dung.

-Bạn cũng nên suy nghĩ trước những vấn đề, những câu hỏi mà những nhà báo có thể đặt ra từ đó chuẩn bị trước những câu trả lời thật xác đáng.

Trong quá trình chuẩn bị nội dung cho tổ chức họp báo bạn cũng nên suy nghĩ và xác định trước những câu hỏi mà phóng viên có thể hỏi

Trong quá trình chuẩn bị nội dung cho tổ chức họp báo bạn cũng nên suy nghĩ và xác định trước những câu hỏi mà phóng viên có thể hỏi

-Khi viết kịch bản bạn cũng nên khái lược về nội dung các phần sẽ diễn ra của buổi họp báo kèm ttheo biểu thời gian. Khái quát lí lịch của các nhân vật chính và các nhân vật sẽ có bài phát biểu. Chỉ nên phát tài liệu theo từng phần để tránh việc phóng viên chỉ đến lấy tài liệu và ra về. Bên cạnh đó lập ra bảng phân công trách nhiệm, nhiệm vụ của các bộ phận, cá nhân liên quan.

-Khi đã xác định được nội dung thông tin bạn cũng sẽ xác định được phải mời những đài nào, những nhà báo  nào đến để đưa tin. Lựa chọn phương tiện truyền thông sẽ giúp truyền tải đúng mục đích và mong muốn của ban tổ chức. Đa dạng hóa các phương tiện truyền thông (báo in, mạng, hình). Thậm chí nếu thông tin đưa ra đủ quan trọng và hấp dẫn thì các nhà báo sẽ tự khắc tìm đến sự kiện của công ty bạn.

3. Lưu ý về diễn tập trước khi họp báo diễn ra

Vài ngày trước khi buổi họp báo diễn ra thì bạn cần thống nhất với MC và những nhân vật sẽ chịu trách nhiệm trả lời trước báo giới về việc đưa ra những thông tin ngắn gọn, xúc tích và chính xác. Cần hướng dẫn họ trả lời các câu hỏi khó và cách tháo gỡ vấn đề gây tranh cãi. Cũng nên nhắc nhở MC không nên nhắc lại các lời phát biểu phía trước để tránh tình trạng bị sai lệch hoặc nhiễu thông tin.

Trước khi buổi tổ chức họp báo diễn ra cần có sự diễn tập trước với MC và các nhân vật sẽ diễn thuyết

Trước khi buổi tổ chức họp báo diễn ra cần có sự diễn tập trước với MC và các nhân vật sẽ diễn thuyết

Một vài tiếng trước khi tổ chức họp báo diễn ra thì nên kiểm tra lại âm thanh, ánh sáng, cho MC giới thiệu, cho nhân viên đóng giá phóng viên để đặt câu hỏi…Bên cạnh đó là  xác nhận lại sự tham gia của các cơ quan báo, đài, khách mời để từ đó có các phương án dự phòng.

Những việc làm trên thực sự rất hữu ích vì nó giúp bạn định lượng được thời gian kéo dài của buổi họp báo, kiểm tra được các yếu tố kĩ thuật, giúp phát hiện và tìm cách khắc phục cho những thiếu xót hoặc những rắc rối có thể xảy ra.

4.Lưu ý trong lúc họp báo diễn ra

-Thứ nhất về khâu tiếp đón và chỉ dẫn chỗ ngồi:  khi có khách mời và các nhà báo đến  thì nhân viên lễ tân sẽ xin lại các thông tin cá nhân ( họ tên, đến trừ báo/đài nào, địa chỉ email, số điện thoại..) để từ đó có sự sắp xếp theo khu vực chỗ ngồi.

– Luôn bám sát kịch bản buổi họp báo để đảm bảo về mặt thời gian và nội dung cần truyền tải.

Luôn bám sát kịch bản buổi họp báo để đảm bảo về mặt thời gian và nội dung cần truyền tải.

Luôn bám sát kịch bản buổi họp báo để đảm bảo về mặt thời gian và nội dung cần truyền tải.

-Nhắc nhở một cách lịch sự với phóng viên nếu họ quá nôn nóng đặt câu hỏi khi chưa đến phần hỏi đáp.

-Khi buổi tổ chức họp báo kết thúc cần gửi lời cảm ơn sâu sắc, những món quà và bày tỏ thiện chí muốn được đón tiếp trong những sự kiện tiếp theo của công ty. Sau hôm đó bạn cũng nên viết thêm email cảm ơn để thể hiện sự chuyên nghiệp.

Để việc tổ chức họp báo-hội thảo-tọa đàm của công ty bạn được diễn ra một cách thàng công và ấn tương bạn hãy nhanh tay  liên hệ với Star Event chúng tôi theo các số hotline hoặc truy cập vào website: starevent.vn để được tư vấn 24/7 nhé.

 

Tin tức

Stare Event là công ty tổ chức sự kiện chuyên cho thuê cổng hơi, rối hơi sự kiện kiện chuyên nghiệp và rẻ nhất Hà Nội

Cho thuê cổng hơi, rối hơi giá rẻ tại Hà Nội

Cổng chào bằng hơi, rối hơi là những công cụ có vai trò to lớn trong việc thu hút sự quan tâm, chú ý của khách hàng đến sự kiện. Stare Event là công ty chuyên cung cấp nhiều dịch vụ cho thuê cổng hơi, rối hơi đa dạng kích thước, hình dáng, màu sắc bằng mức giá tốt nhất tại Hà Nội

Có rất nhiều vấn đề về giấy phép sự kiện mà bạn cần lưu ý

Tổ chức sự kiện có cần giấy phép không?

Một trong những vấn đềvô cùng qua trọng, quyết định trực tiếp đến sự thành bại của một sự kiện chính là xin giấy phép. Để công việc này diễn ra một cách nhanh chóng, thuận tiện thì bạn cần nắm vững một số thông tin và quy định dưới đây.

Kiểm soát cảm xúc mọi lúc mọi nơi

Kỹ năng cần có của người tổ chức sự kiện

Để có thể tổ chức ra những event vừa mới lạ, vừa ấn tượng thì người tổ chức sự kiện phải sở hữu cho mình những kỹ năng đặc biệt. Nếu muốn dấn thân vào lĩnh vực tổ chức sự kiện thì bạn cần đọc ngay bài viết này để xem những kỹ năng must-have của một là gì nhé

Halloween là một dịp rất thích hợp để tổ chức các hoạt động vui chơi, giải trí cho trẻ em

Cách tổ chức Halloween cho trẻ em

Halloween là một dịp rất thích hợp để bạn có thể tổ chức các hoạt động, trò chơi lí thú cho trẻ em. Nếu vẫn đang tìm kiếm những ý tưởng để tổ chức một lễ hội thật ấn tượng thì bài viết cách tổ chức Halloween cho trẻ em dưới đây là dành cho bạn.

Tổ chức đám cưới bãi biển đang dần trở thành xu hường được nhiều cặp đôi yêu thích

Cách trang trí khi tổ chức đám cưới bãi biển

Tổ chức đám cưới bãi biển đang là xu hướng mới lạ, độc đáo để các cặp đôi ghi dấu ngày kết tóc trăm năm của mình. Khung cảnh nên thơ hữu tình và lãng mạn ngoài bãi biển đã cực kì phù hợp cho một tiệc cưới nhưng sẽ càng tuyệt vời nếu bạn biết cách trang trí và sắp xếp các chi tiết xung quanh.

Việc lựa chọn địa điểm có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công khi tổ chức họp báo

4 lưu ý để tổ chức họp báo thành công

Tổ chức họp báo là giải pháp truyền thông cực kì hữu ích để giải quyết nhiều vấn đề của doanh nghiệp. Vậy bạn đã biết để có một cuộc họp báo thành công thì cần phải lưu ý gì chưa?

Cùng tìm hiểu về cách chuẩn bị mâm cúng lễ khai trương

Mâm cúng lễ khai trương

Việc chuẩn bị các lễ vật cho mâm cúng có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong sự thành công của buổi khai trương. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hay băn khoăn xem chuẩn bị các lễ vật như thế nào cho đúng và ý nghĩa của mâm cúng lễ khai trương là gì thì hãy tham khảo ngay bài viết này.

Một trong những ý nghĩa của lễ khai trương là cơ hội để doanh nghiệp khẳng định vị thế, năng lực của mình trên trường kinh doanh

Ý nghĩa của lễ khai trương

Tổ chức lễ khai trương đã dần trở thành một nét văn hóa đặc trưng trong công việc kinh doanh của người Châu Á nói chung và người Việt Nam nói riêng. Vậy ý nghĩa của lễ khai trương là gì? Hãy cùng tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây.