4 điều quan trọng khi viết bản kế hoạch tổ chức sự kiện

4 điều quan trọng khi viết bản kế hoạch tổ chức sự kiện

Những thông tin về sự kiện mà bạn dự định tổ chức sẽ được trình bày qua một kịch bản sự kiện ngắn hay là một đề xuất (RFP) để thông tin cho nhà cung cấp và khách hàng. Bên cạnh đó, thời gian, địa đình, hình thức sự kiện là yếu tố cơ bản thì còn một số yếu tố quan trọng khác mà bạn có thể quên mất. Hãy lưu ý đến 4 điều quan trọng khi viết bản kế hoạch tổ chức sự kiện dưới đây.

HỒ SƠ CÔNG TY

HỒ SƠ CÔNG TY

Hồ sơ công ty là 1 trong 4 điều quan trọng khi viết bản kế hoạch làm event. Hồ sơ công ty là tài liệu đặc biệt quan trọng cho dù quy mô công ty là lớn hay nhỏ. Đây sẽ là những thông tin ban đầu được cung cấp cho phía đối tác của bạn để họ hiểu rõ hơn những ý tưởng, khả năng làm việc cũng như giúp họ có thể đánh giá sơ bộ những công việc đã và đang được công ty của bạn thực hiện, nếu dành được lòng tin của họ cũng như phù hợp với sự kiện mà họ có nhu cầu tổ chức thì tất nhiên đối tác sẽ lựa chọn công ty của bạn.

Hồ sơ công ty cũng giúp phía nhà cung cấp có cái nhìn sâu sắc hơn về công ty của bạn cũng như những sự kiện mà bạn tổ chức, để từ đó giúp họ đưa ra các quyết định liên quan đến vấn đề cung cấp và dự tính các giải pháp tốt nhất phù hợp với nhu cầu của công ty mà bạn quản lý.

THÔNG TIN CHI TIẾT SỰ KIỆN

4 điều quan trọng khi viết bản kế hoạch tổ chức sự kiện

Việc thiếu sót hoặc các chi tiết bị bỏ đi là thứ duy nhất sẽ khiến dẫn đến điều bất ngờ cuối cùng của bạn. Điều bạn cần làm là hãy đọc bản tóm tắt sự kiện được đưa ra từ phía công ty mình với vai trò là một nhà cung cấp để đưa ra nhận xét đánh giá xem có thiếu sót hay lỗ hổng nào khiến những gì bạn đang cố gắng trong việc làm chương trình sắp tới bị lu mờ, không thể giới thiệu hết bên trong ra được. Nếu chính bản thân bạn còn không thể thấy rõ những mục tiêu mà bạn mong muốn đạt được ở chương trình này thì nhà cung cấp mà bạn hợp tác không thể nào có khả năng đưa ra lời chào giá chính xác nhất.

Hãy đảm bảo mọi thông tin có lợi cho bạn từ phía các nhà cung cấp hợp tác với công ty của bạn bạn những năm qua đều được thể hiện đầy đủ. Hãy nhớ rằng bạn sẽ không bao giờ thực sự có khả năng thể hiện đầy đủ mọi thông tin. Hãy thường xuyên tìm kiếm thông tin cũng như bổ sung chi tiết.

NGÂN SÁCH RÕ RÀNG

NGÂN SÁCH RÕ RÀNG

Một số người làm chương trình cho rằng ẩn thông tin về ngân sách đi hoặc không tiết lộ gì về ngân sách sẽ giúp họ tiết kiệm tiền. Mặc dù rất hiếm khi điều đó là sự thật, nhưng với đa số thời gian khi tổ chức những sự kiện, thì ngân sách là vấn đề mất kiểm soát cuối cùng có thể khiến bạn đau đầu. Nếu ngân sách của công ty bạn không có những đặc điểm cụ thể thì các nhà cung cấp sẽ không có khả năng đưa ra những giải pháp giúp giảm thiểu tối đa sự thiệt hại cho ngân sách của công ty bạn.

THỜI GIAN

THỜI GIAN

Thời gian là một nhân tố rất quan trọng, bao gồm cả thời gian tóm tắt chương trình. Hãy tính toán thời gian đủ để các nhà cung cấp của công ty bạn có đủ thời gian để đọc, đưa ra những câu hỏi và suy nghĩ trả lời sẽ đem đến cho bạn những thông tin chính xác nhất và tốt nhất.

Việc viết tóm tắt chương trình có thể đem đến cảm giác tẻ nhạt, nhưng khi tiến hành một cách chính xác và đem lại nhiều thông tin sẽ khiến bạn cảm thấy ngạc nhiên với chất lượng của chương trình và những thành quả bạn sẽ nhận được khi sự kiện thành công.

Tin tức

Stare Event là công ty tổ chức sự kiện chuyên cho thuê cổng hơi, rối hơi sự kiện kiện chuyên nghiệp và rẻ nhất Hà Nội

Cho thuê cổng hơi, rối hơi giá rẻ tại Hà Nội

Cổng chào bằng hơi, rối hơi là những công cụ có vai trò to lớn trong việc thu hút sự quan tâm, chú ý của khách hàng đến sự kiện. Stare Event là công ty chuyên cung cấp nhiều dịch vụ cho thuê cổng hơi, rối hơi đa dạng kích thước, hình dáng, màu sắc bằng mức giá tốt nhất tại Hà Nội

Có rất nhiều vấn đề về giấy phép sự kiện mà bạn cần lưu ý

Tổ chức sự kiện có cần giấy phép không?

Một trong những vấn đềvô cùng qua trọng, quyết định trực tiếp đến sự thành bại của một sự kiện chính là xin giấy phép. Để công việc này diễn ra một cách nhanh chóng, thuận tiện thì bạn cần nắm vững một số thông tin và quy định dưới đây.

Kiểm soát cảm xúc mọi lúc mọi nơi

Kỹ năng cần có của người tổ chức sự kiện

Để có thể tổ chức ra những event vừa mới lạ, vừa ấn tượng thì người tổ chức sự kiện phải sở hữu cho mình những kỹ năng đặc biệt. Nếu muốn dấn thân vào lĩnh vực tổ chức sự kiện thì bạn cần đọc ngay bài viết này để xem những kỹ năng must-have của một là gì nhé

Halloween là một dịp rất thích hợp để tổ chức các hoạt động vui chơi, giải trí cho trẻ em

Cách tổ chức Halloween cho trẻ em

Halloween là một dịp rất thích hợp để bạn có thể tổ chức các hoạt động, trò chơi lí thú cho trẻ em. Nếu vẫn đang tìm kiếm những ý tưởng để tổ chức một lễ hội thật ấn tượng thì bài viết cách tổ chức Halloween cho trẻ em dưới đây là dành cho bạn.

Tổ chức đám cưới bãi biển đang dần trở thành xu hường được nhiều cặp đôi yêu thích

Cách trang trí khi tổ chức đám cưới bãi biển

Tổ chức đám cưới bãi biển đang là xu hướng mới lạ, độc đáo để các cặp đôi ghi dấu ngày kết tóc trăm năm của mình. Khung cảnh nên thơ hữu tình và lãng mạn ngoài bãi biển đã cực kì phù hợp cho một tiệc cưới nhưng sẽ càng tuyệt vời nếu bạn biết cách trang trí và sắp xếp các chi tiết xung quanh.

Việc lựa chọn địa điểm có ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công khi tổ chức họp báo

4 lưu ý để tổ chức họp báo thành công

Tổ chức họp báo là giải pháp truyền thông cực kì hữu ích để giải quyết nhiều vấn đề của doanh nghiệp. Vậy bạn đã biết để có một cuộc họp báo thành công thì cần phải lưu ý gì chưa?

Cùng tìm hiểu về cách chuẩn bị mâm cúng lễ khai trương

Mâm cúng lễ khai trương

Việc chuẩn bị các lễ vật cho mâm cúng có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong sự thành công của buổi khai trương. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc hay băn khoăn xem chuẩn bị các lễ vật như thế nào cho đúng và ý nghĩa của mâm cúng lễ khai trương là gì thì hãy tham khảo ngay bài viết này.

Một trong những ý nghĩa của lễ khai trương là cơ hội để doanh nghiệp khẳng định vị thế, năng lực của mình trên trường kinh doanh

Ý nghĩa của lễ khai trương

Tổ chức lễ khai trương đã dần trở thành một nét văn hóa đặc trưng trong công việc kinh doanh của người Châu Á nói chung và người Việt Nam nói riêng. Vậy ý nghĩa của lễ khai trương là gì? Hãy cùng tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây.