4 điều quan trọng khi viết bản kế hoạch tổ chức sự kiện

4 điều quan trọng khi viết bản kế hoạch tổ chức sự kiện

Những thông tin về sự kiện mà bạn dự định tổ chức sẽ được trình bày qua một kịch bản sự kiện ngắn hay là một đề xuất (RFP) để thông tin cho nhà cung cấp và khách hàng. Bên cạnh đó, thời gian, địa đình, hình thức sự kiện là yếu tố cơ bản thì còn một số yếu tố quan trọng khác mà bạn có thể quên mất. Hãy lưu ý đến 4 điều quan trọng khi viết bản kế hoạch tổ chức sự kiện dưới đây.

HỒ SƠ CÔNG TY

HỒ SƠ CÔNG TY

Hồ sơ công ty là 1 trong 4 điều quan trọng khi viết bản kế hoạch làm event. Hồ sơ công ty là tài liệu đặc biệt quan trọng cho dù quy mô công ty là lớn hay nhỏ. Đây sẽ là những thông tin ban đầu được cung cấp cho phía đối tác của bạn để họ hiểu rõ hơn những ý tưởng, khả năng làm việc cũng như giúp họ có thể đánh giá sơ bộ những công việc đã và đang được công ty của bạn thực hiện, nếu dành được lòng tin của họ cũng như phù hợp với sự kiện mà họ có nhu cầu tổ chức thì tất nhiên đối tác sẽ lựa chọn công ty của bạn.

Hồ sơ công ty cũng giúp phía nhà cung cấp có cái nhìn sâu sắc hơn về công ty của bạn cũng như những sự kiện mà bạn tổ chức, để từ đó giúp họ đưa ra các quyết định liên quan đến vấn đề cung cấp và dự tính các giải pháp tốt nhất phù hợp với nhu cầu của công ty mà bạn quản lý.

THÔNG TIN CHI TIẾT SỰ KIỆN

4 điều quan trọng khi viết bản kế hoạch tổ chức sự kiện

Việc thiếu sót hoặc các chi tiết bị bỏ đi là thứ duy nhất sẽ khiến dẫn đến điều bất ngờ cuối cùng của bạn. Điều bạn cần làm là hãy đọc bản tóm tắt sự kiện được đưa ra từ phía công ty mình với vai trò là một nhà cung cấp để đưa ra nhận xét đánh giá xem có thiếu sót hay lỗ hổng nào khiến những gì bạn đang cố gắng trong việc làm chương trình sắp tới bị lu mờ, không thể giới thiệu hết bên trong ra được. Nếu chính bản thân bạn còn không thể thấy rõ những mục tiêu mà bạn mong muốn đạt được ở chương trình này thì nhà cung cấp mà bạn hợp tác không thể nào có khả năng đưa ra lời chào giá chính xác nhất.

Hãy đảm bảo mọi thông tin có lợi cho bạn từ phía các nhà cung cấp hợp tác với công ty của bạn bạn những năm qua đều được thể hiện đầy đủ. Hãy nhớ rằng bạn sẽ không bao giờ thực sự có khả năng thể hiện đầy đủ mọi thông tin. Hãy thường xuyên tìm kiếm thông tin cũng như bổ sung chi tiết.

NGÂN SÁCH RÕ RÀNG

NGÂN SÁCH RÕ RÀNG

Một số người làm chương trình cho rằng ẩn thông tin về ngân sách đi hoặc không tiết lộ gì về ngân sách sẽ giúp họ tiết kiệm tiền. Mặc dù rất hiếm khi điều đó là sự thật, nhưng với đa số thời gian khi tổ chức những sự kiện, thì ngân sách là vấn đề mất kiểm soát cuối cùng có thể khiến bạn đau đầu. Nếu ngân sách của công ty bạn không có những đặc điểm cụ thể thì các nhà cung cấp sẽ không có khả năng đưa ra những giải pháp giúp giảm thiểu tối đa sự thiệt hại cho ngân sách của công ty bạn.

THỜI GIAN

THỜI GIAN

Thời gian là một nhân tố rất quan trọng, bao gồm cả thời gian tóm tắt chương trình. Hãy tính toán thời gian đủ để các nhà cung cấp của công ty bạn có đủ thời gian để đọc, đưa ra những câu hỏi và suy nghĩ trả lời sẽ đem đến cho bạn những thông tin chính xác nhất và tốt nhất.

Việc viết tóm tắt chương trình có thể đem đến cảm giác tẻ nhạt, nhưng khi tiến hành một cách chính xác và đem lại nhiều thông tin sẽ khiến bạn cảm thấy ngạc nhiên với chất lượng của chương trình và những thành quả bạn sẽ nhận được khi sự kiện thành công.

Tin tức

quy trình tổ chức hội thảo

Các bước lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Không phải event-er nào cũng nắm chắc được các kiến thức để biết rõ về các bước lập kế hoạch cho việc tổ chức hội thảo. Vậy các bước đó bao gồm những gì?

sai lầm khi tổ chức đám cưới

Những sai lầm khi tổ chức tiệc cưới

Vậy khi tổ chức bạn sẽ dễ bị mắc những sai lầm nào? Sau đây là những thông tin của Star Event cung cấp về những sai lầm khi tổ chức đám cưới để bạn phòng tránh.

chuẩn bị tổ chức sự kiện

Những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện

Dù quy mô của sự kiện đó như thế nào thì chương trình nào cũng cần phải trải qua các bước chuẩn bị. Đây là những việc cần làm khi chuẩn bị tổ chức sự kiện.

khó khăn khi tổ chức chạy roadshow

Những khó khăn dễ gặp phải khi tổ chức chạy Roadshow

Nếu không cẩn thận, những sự cố, khó khăn sau đây rất dễ xảy ra khi bạn tổ chức một roadshow. Sau đây sẽ là những khó khăn khi tổ chức roadshow. bạn cần lưu ý.

tầm quan trọng của proposal

Tầm quan trọng của Proposal với việc tổ chức sự kiện

Tầm quan trọng lớn của Proposal event nên được gói gọn trong một câu: tất cả những ý tưởng cho sự kiện sẽ mãi chỉ nằm trên giấy nếu proposal của bạn không tốt.

cách viết proposal cho event

Những điều cần biết khi viết Proposal cho event

Một trong những kỹ năng cơ bản của một event-er, đó là phải viết được một bản proposal. Vậy trước hết cần biết đến thông tin gì về cách viết proposal cho event?

cách trở thành nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Làm cách nào để thành chuyên gia tổ chức sự kiện

Nếu bạn đang tự hỏi kỹ năng của người tổ chức sự kiện là gì, thì dưới đây là những hướng dẫn cơ bản nhất cho khởi đầu của bạn trong ngành tổ chức sự kiện.

chương trình phát sản phẩm mẫu

Tìm hiểu về chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling

Hoạt động phát sản phẩm mẫu sampling hiện nay rất phổ biến. Ở bài viết này, Star Event sẽ chia sẻ kinh nghiệm tổ chức chương trình phát sản phẩm mẫu Sampling.

cách viết kịch bản event

Những lưu ý khi viết kịch bản sự kiện

Hãy lưu ý những điều sau để bảo đảm rằng kịch bản event hoàn thiện sẽ được rà soát kỹ lưỡng, có nội dung tốt và các đề xuất của bạn không bị vượt quá ngân sách.