4 điều quan trọng khi viết bản kế hoạch tổ chức sự kiện

4 điều quan trọng khi viết bản kế hoạch tổ chức sự kiện

Những thông tin về sự kiện mà bạn dự định tổ chức sẽ được trình bày qua một kịch bản sự kiện ngắn hay là một đề xuất (RFP) để thông tin cho nhà cung cấp và khách hàng. Bên cạnh đó, thời gian, địa đình, hình thức sự kiện là yếu tố cơ bản thì còn một số yếu tố quan trọng khác mà bạn có thể quên mất. Hãy lưu ý đến 4 điều quan trọng khi viết bản kế hoạch tổ chức sự kiện dưới đây.

HỒ SƠ CÔNG TY

HỒ SƠ CÔNG TY

Hồ sơ công ty là 1 trong 4 điều quan trọng khi viết bản kế hoạch làm event. Hồ sơ công ty là tài liệu đặc biệt quan trọng cho dù quy mô công ty là lớn hay nhỏ. Đây sẽ là những thông tin ban đầu được cung cấp cho phía đối tác của bạn để họ hiểu rõ hơn những ý tưởng, khả năng làm việc cũng như giúp họ có thể đánh giá sơ bộ những công việc đã và đang được công ty của bạn thực hiện, nếu dành được lòng tin của họ cũng như phù hợp với sự kiện mà họ có nhu cầu tổ chức thì tất nhiên đối tác sẽ lựa chọn công ty của bạn.

Hồ sơ công ty cũng giúp phía nhà cung cấp có cái nhìn sâu sắc hơn về công ty của bạn cũng như những sự kiện mà bạn tổ chức, để từ đó giúp họ đưa ra các quyết định liên quan đến vấn đề cung cấp và dự tính các giải pháp tốt nhất phù hợp với nhu cầu của công ty mà bạn quản lý.

THÔNG TIN CHI TIẾT SỰ KIỆN

4 điều quan trọng khi viết bản kế hoạch tổ chức sự kiện

Việc thiếu sót hoặc các chi tiết bị bỏ đi là thứ duy nhất sẽ khiến dẫn đến điều bất ngờ cuối cùng của bạn. Điều bạn cần làm là hãy đọc bản tóm tắt sự kiện được đưa ra từ phía công ty mình với vai trò là một nhà cung cấp để đưa ra nhận xét đánh giá xem có thiếu sót hay lỗ hổng nào khiến những gì bạn đang cố gắng trong việc làm chương trình sắp tới bị lu mờ, không thể giới thiệu hết bên trong ra được. Nếu chính bản thân bạn còn không thể thấy rõ những mục tiêu mà bạn mong muốn đạt được ở chương trình này thì nhà cung cấp mà bạn hợp tác không thể nào có khả năng đưa ra lời chào giá chính xác nhất.

Hãy đảm bảo mọi thông tin có lợi cho bạn từ phía các nhà cung cấp hợp tác với công ty của bạn bạn những năm qua đều được thể hiện đầy đủ. Hãy nhớ rằng bạn sẽ không bao giờ thực sự có khả năng thể hiện đầy đủ mọi thông tin. Hãy thường xuyên tìm kiếm thông tin cũng như bổ sung chi tiết.

NGÂN SÁCH RÕ RÀNG

NGÂN SÁCH RÕ RÀNG

Một số người làm chương trình cho rằng ẩn thông tin về ngân sách đi hoặc không tiết lộ gì về ngân sách sẽ giúp họ tiết kiệm tiền. Mặc dù rất hiếm khi điều đó là sự thật, nhưng với đa số thời gian khi tổ chức những sự kiện, thì ngân sách là vấn đề mất kiểm soát cuối cùng có thể khiến bạn đau đầu. Nếu ngân sách của công ty bạn không có những đặc điểm cụ thể thì các nhà cung cấp sẽ không có khả năng đưa ra những giải pháp giúp giảm thiểu tối đa sự thiệt hại cho ngân sách của công ty bạn.

THỜI GIAN

THỜI GIAN

Thời gian là một nhân tố rất quan trọng, bao gồm cả thời gian tóm tắt chương trình. Hãy tính toán thời gian đủ để các nhà cung cấp của công ty bạn có đủ thời gian để đọc, đưa ra những câu hỏi và suy nghĩ trả lời sẽ đem đến cho bạn những thông tin chính xác nhất và tốt nhất.

Việc viết tóm tắt chương trình có thể đem đến cảm giác tẻ nhạt, nhưng khi tiến hành một cách chính xác và đem lại nhiều thông tin sẽ khiến bạn cảm thấy ngạc nhiên với chất lượng của chương trình và những thành quả bạn sẽ nhận được khi sự kiện thành công.

Tin tức

PG sự kiện áo dài

Những điều cần biết về ngành PG sự kiện

Ngành PG sự kiện không còn xa lạ đối với rất nhiều bạn trẻ. Vậy PG là nghề như thế nào và việc làm PG có tầm quan trọng ra sao đối với một event được tổ chức?

ý tưởng tổ chức prom

Prom và cách tổ chức prom ấn tượng nhất

Tổ chức prom là một khái niệm không còn xa lạ với giới trẻ Việt Nam. Vậy cách tổ chức prom như thế nào cho hấp dẫn và lôi cuốn được nhiều người tham gia?

quà tặng event khai trương

Những món quà tặng ý nghĩa cho khách mời khi tổ chức sự kiện

Những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, không thể bỏ qua yếu tố quà tặng cho khách mời. Quà tặng sự kiện rất quan trọng khi tổ chức các event, dù là event gì chăng nữa.

Ý nghĩa của việc tổ chức sự kiện thành lập công ty

Tìm hiểu ý nghĩa của lễ kỉ niệm thành lập công ty

Việc tổ chức lễ kỉ niệm thành lập công ty là dịp để công ty tổng kết lại quá trình hoạt động sau một năm làm việc và trong suốt thời gian từ ngày thành lập.

cách viết kịch bản cho sự kiện

Viết kịch bản cho tổ chức sự kiện cần tìm hiểu những gì?

Khi viết kịch bản cho tổ chức sự kiện bạn cần biết những điều gì để viết lên được những kịch bản chất lượng nhất và đáp ứng được các tiêu chí mà đối tác đặt ra cho bạn?

khảo sát ý kiến khách hàng khi tổ chức sự kiện

Các tiêu chí để đánh giá mức độ thành công của một sự kiện

Sau mỗi sự kiện được tổ chức, bạn cần nhìn nhận lại quá trình làm việc của bản thân. Vậy có những tiêu chí gì để đánh giá mức độ thành công của một event?

vì sao nên thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Ưu điểm vượt trội của việc thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Hai hình thức thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và tự mình tổ chức có ưu điểm gì? Thuê công ty event có ưu điểm vượt trội nào so với việc tự tổ chức?

các lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện

Những lỗi mà người làm sự kiện thường mắc phải

Star Event xin chia sẻ một số kinh nghiệm về những lỗi sai mà người làm sự kiện thường mắc phải để những người làm nghề tổ chức sự kiện nhìn nhận được vấn đề một cách tốt hơn.

nghề đạo diễn sự kiện

Yêu cầu và thách thức của nghề đạo diễn sự kiện

Nghề đạo diễn sự kiện là công việc như thế nào, có thách thức gì, cần chuẩn bị kiến thức gì để có thể tổ chức được một sự kiện thành công với vai trò này?